Veiligheid en Privacyverklaring

Onderwerpen in dit artikel

Elders op deze website is informatie te vinden over de beveiligingstaken die bij de school liggen.

Dit artikel omvat:

• Privacyverklaring
• ECK-iD en Nummervoorziening
• Edu-V
• Privacy checklist
• Eigen richtlijnen Stichting Basispoort

++++++

PRIVACYVERKLARING STICHTING BASISPOORT

Basispoort is een dienstverlener die een gepersonaliseerde, zogenaamde Single-Sign-On-toegangsdienst, biedt voor leerlingen, leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers in het primair onderwijs voor webbased lesmateriaal (‘digitale leermiddelen’) van uitgeverijen, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Persoonsgegevens kunnen, met toestemming van de school, ook via Basispoort gedeeld worden met de aangesloten uitgeverijen en netwerkleveranciers. Wij vinden het belangrijk om uiterst zorgvuldig met deze persoonsgegevens om te gaan en u duidelijk te informeren over de wijze waarop wij persoonsgegevens gebruiken. In deze Privacyverklaring op deze pagina vind je de belangrijkste informatie over het gebruik van de persoonsgegevens van leerlingen, leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers door Basispoort bij het gebruik van onze toegangsdiensten voor het primair onderwijs. Hoe door Basispoort verwerkte persoonsgegevens zijn beveiligd, is vastgelegd in het document ‘Beveiligingsbijlage’.

Het actuele document ‘Beveiligingsbijlage’ (versie 1.10 – voor het laatst bijgewerkt op 3 juli 2025) is hier te vinden.

Deze informatie is ook vastgelegd in het document ‘Privacy-bijsluiter’. Dit document vormt een onderdeel van de Basispoort Verwerkersovereenkomst die uitsluitend is af te sluiten in het Kennisnet portaal ‘Dienst Verwerkersovereenkomsten’. Lees hier hoe.

Het actuele document ‘Privacy Bijsluiter’ (versie 1.17 – voor het laatst bijgewerkt op 3 juli 2025) is hier te vinden.

 

De onderwijsinstelling en digitale leermiddelen

Het gebruik van digitale leermiddelen kent voor leerlingen, leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers grote voordelen. Het maakt het mogelijk om meer maatwerk te bieden aan leerlingen, een wens die breed door scholen, de sectorraden en ook politiek wordt gedeeld in Nederland. Wanneer scholen gebruikmaken van de toegangsdiensten van Basispoort, dan zullen zij persoonsgegevens van leerlingen, leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers door ons laten verwerken om het gebruik van die leermiddelen mogelijk te maken.

Verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling voor verwerking van persoonsgegevens digitale leer- en hulpmiddelen

Basispoort heeft het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy – Leermiddelen en Toetsen 4.0’ onderschreven. In dit convenant, tussen aanbieders en de onderwijssectorraden, is vastgelegd dat een onderwijsinstelling in juridische zin de ‘verwerkersverantwoordelijke’ is voor de verwerking van persoonsgegevens. Daardoor hebben en houden onderwijsinstellingen zeggenschap over de gegevens die binnen leermiddelen worden verwerkt. Daarbij heeft Basispoort zich ook m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens geconformeerd aan het Edu-V afsprakenstelsel. Basispoort is een ‘verwerker’, die uitvoering geeft aan de opdracht van een onderwijsinstelling. Daarbij waakt Basispoort over de passende beveiliging van persoonsgegevens.

Basispoort conformeert zich aan het privacyreglement van MEVW

MEVW staat voor brancheorganisatie voor aanbieders van Media voor Educatie, Vak en Wetenschap. Lees hier meer over MEVW en privacy. Basispoort eist van alle, technisch aan Basispoort gekoppelde leveranciers van online leermaterialen of schoolnetwerkomgevingen, dat ook zij het het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy – Leermiddelen en Toetsen 4.0’ hebben ondertekend.

Verwerkersovereenkomst

In de Verwerkersovereenkomst van Basispoort wordt tussen onderwijsinstellingen en ons vastgelegd welke opdracht wordt gegeven tot verzameling en verwerking van persoonsgegevens bij het gebruik van onze toegangsdienst voor het primair onderwijs. Basispoort hanteert daarbij sinds 2025 het format en de specifieke bijlagen bij de ‘Edu-V-Model Verwerkersovereenkomst’, die onderdeel uitmaken van de afspraken binnen Edu-V. De Verwerkersovereenkomst vormt onderdeel van de licentievoorwaarden die op het gebruik van digitale leermiddelen van toepassing zijn.

Vertegenwoordigt u een schoolbestuur en wilt u een Verwerkersovereenkomst met Basispoort?

Klik hier voor het aanvragen van een Verwerkersovereenkomst, geldend voor alle scholen onder het gezag van uw bestuur.

Kennisneming, verbetering en verwijdering van persoonsgegevens

Op grond van de wettelijke rolverdeling en het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy – Leermiddelen en Toetsen 4.0’ moeten onderwijsinstellingen (ouders van) leerlingen informeren over het gebruik van digitale leermiddelen. Betrokkenen kunnen via de onderwijsinstelling gebruikmaken van hun wettelijke rechten. Voor de uitoefening van deze rechten dienen betrokkenen zich te wenden tot de onderwijsinstelling.

Overige privacy-verklaringen

Basispoort verwerkt geen persoonsgegevens voor andere productgroepen, relatiebeheer en marketingdoeleinden. Verwerkingen van Basispoort zijn aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en daar bekend onder meldingsnummer M1538319.

Gebruik van cookies

In het kader van de dienst waarvoor Basispoort wordt ingeschakeld, plaatst Basispoort uitsluitend zogenaamde ‘functionele cookies’ op de computer van de gebruiker. Hiervoor is op grond van de Telecommunicatiewet geen aanvullende toestemming vereist. Alleen op de informatiesite http://info.basispoort.nl plaatst Basispoort cookies voor het gebruik van Google Analytics. Door het Basisp​oort toegangsplatform wordt hiervan geen gebruik gemaakt.

++++++

Verwerkersovereenkomsten aangesloten uitgevers en netwerkleveranciers

De Verwerkersovereenkomst van Basispoort heeft alleen betrekking op de toegangsdienstverlening door de Stichting Basispoort en de in dat kader noodzakelijke verwerking van persoonsgegevens. Niet voor het de verwerking van persoonsgegevens bij uitgeverijen en netwerkleveranciers die een koppeling hebben met Basispoort.

Schoolbesturen dienen op eigen initiatief te zorgen voor aparte verwerkersovereenkomsten voor het gebruik van educatieve software van uitgeverijen. Dat geldt ook voor het gebruik van het leerling administratie systeem (Parnassys of ESIS) en voor het eventuele gebruik van schoolnetwerkomgevingen (zoals Cloudwise, ZuluConnect, Skool/Hively, Ratho, Prowise, etc.) of dashboardleveranciers zoals Momento.

Functionaris gegevensbescherming

Basispoort kent een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze is ingeschreven in het Register FG bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG van Basispoort is Maaike van Opstal, Infinitas Learning (Noordhoff), Papendorpseweg 97, Secoya Gebouw B, 3528 BJ Utrecht.

 

VEILIG DIGITAAL LEREN VIA HET ECK-iD

Om de privacy van leerlingen beter te kunnen borgen en te zorgen dat er zo min mogelijk gegevens van leerlingen in verschillende systemen opgeslagen staan, heeft OCW het zogenaamde ECK iD in het leven geroepen. Dit is beschreven in De Wet pseudonimisering leerling-gegevens t.b.v. gebruik digitale leermiddelen. Meer hierover is te vinden op de website https://www.eck-id.nl/

In genoemde wet is het doel daarvan als volgt omschreven:
“Het ECK iD helpt scholen gegevensuitwisseling rond digitale leermiddelen aantoonbaar veilig te regelen. Gebruiken alle leveranciers in de ‘educatieve contentketen’ het ECK iD, dan kan de gegevensuitwisseling van school tot educatieve applicatie en ook weer terug met minder persoonsgegevens toe.”

Gebruik van het ECK-iD in de leermiddelenketen

Vrijwel alle partijen in de leermiddelenketen gebruiken inmiddels het ECK-iD. Het is een ‘onder water sleutel’ die aan een leerling gekoppeld wordt en waarmee keten partijen stamgegevens en resultaat gegevens uitwisselen. Het ECK-iD wordt door het leerling-administratie systeem  (LAS) opgevraagd bij de nummervoorziening. Systemen zoals Basispoort die gegevens opvragen bij de administratie krijgen dit veld mee met de basisgegevens van de leerling. Ook de uitgevers ontvnagen en dit veld en kunnen via die weg weer resultaten terugkoppelen aan de administratie of aan andere resultaten dashboards. Leveranciers van digitale onderwijsmiddelen hebben afgesproken dat het ECK-iD leidend is bij de uitwisseling van persoonsgegevens in de digitale onderwijsketen.

Klik hier voor het stappenplan voor een school om ook de nummervoorziening te gaan gebruiken.

Klik hier om direct bij de nummervoorziening aan te melden.

Veel gestelde vragen rond het Eck-ID

De automatische koppeling geeft een fout

De nummervoorziening geeft alleen een ECK-iD terug als de school met de nummervoorziening een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. In een enkel geval verandert een school van bestuur of wordt er een nieuw bestuur opgericht. De schoolsdministratie kan dan geen ECK-id’s meer opvragen en verwijderd ook al aanwezige ECK-iD’s omdat deze ook geen recht daartoe meer heeft. Omdat in de uitwisseling met Basispoort de leerlingen plotseling geen ECK-iD meer hebben, blokkeert Basispoort de import van bijgewerkt gegevens.

Zorg ervoor dat er snel een nieuwe verwerkersovereenkomst van het bestuur met de nummervoorziening gemaakt wordt.

Leerlingen die nog niet zijn ingeschreven.

Iedere PO-leerling moet een ECK-iD hebben. Leerlingen die wel zijn aangemeld maar nog niet “ingeschreven”, worden door DUO niet geverifieerd en krijgen dientengevolge nog geen ECK-ID.

Actie: Schrijf de leerling in als deze op uw school onderwijs volgt of komt volgen. Wissel daarna deze inschrijving uit met DUO. Zie hieronder welke stappen u daarbij moet nemen.

• Leerlingen die niet bekostigd zijn of ingeschreven op onbekostigde schoolsoort.

Een leerling kan om verschillende redenen de status “onbekostigd” hebben, maar de meest voorkomende reden is dat de leerling na 1 oktober op uw school is begonnen met het onderwijs. Het gaat bijvoorbeeld om zij-instromers of 4 jarigen die na 1 oktober met onderwijs in groep 1 beginnen. Op veel scholen worden deze leerlingen nog niet uitgewisseld met DUO. Een directe uitwisseling met DUO wel nodig, omdat de leerling anders geen ECK-ID heeft. De leerling kan dan niet werken met digitale leermiddelen.

Actie: wissel onbekostigde leerlingen uit met DUO en vergeet niet deze uitwisseling op te halen en te controleren of DUO foutmeldingen geeft. Zie ook hieronder.

Daarnaast kan het ook zijn dat u leerlingen heeft ingeschreven op een onbekostigde schoolsoort. Deze leerlingen wisselt u niet uit met DUO. U ontvangt voor deze leerlingen dus ook geen ECK-ID.

Administratiesystemen

Zijn er toch problemen met het ECK-iD? Neem in dat geval contact op met uw LAS. Zij kunnen “dieper” kijken en vaststellen wat er in uw geval aan de orde is. En u assisteren bij het oplossen van dit probleem.

Leerling administratiesystemen:

• ESIS 
• Parnassys

Geen ECK-iD vanwege problemen met uitwisselingen met DUO

In de procedure waarin u leerlingen met DUO uitwisselt kunnen een paar dingen misgaan, met als gevolg dat de uitwisseling niet slaagt:

• U bent vergeten een uitwisseling op te halen
  U hebt leerlingen wel uitgewisseld met DUO, maar de terugkoppeling nog niet opgehaald. DUO heeft de leerling nu wel geverifieerd, maar uw LAS heeft de terugkoppeling niet ontvangen en kan daarom geen ECK-iD voor deze leerling ophalen.
  Actie: haal de uitwisseling op bij DUO en vergeet niet te controleren of DUO foutmeldingen geeft. Zie ook hieronder.

• DUO geeft foutmeldingen in de opgehaalde uitwisseling
  U hebt leerlingen wel uitgewisseld met DUO en ook de terugkoppeling van DUO opgehaald, maar u hebt over het hoofd gezien dat DUO een foutmelding heeft gegeven op één of meerdere leerlingen. Als u bijvoorbeeld een tikfout maakt in het BSN of in de naam van de leerling, slaagt de verificatie van DUO niet en zal uw LAS geen ECK-iD voor deze leerling krijgen.
  Actie: los de afkeuring van DUO op, wissel deze leerling(en) opnieuw uit met DUO, haal de uitwisseling op en controleer opnieuw of DUO foutmeldingen geeft.

Basispoort koppeling met het DUO-scholenbestand

Basispoort hanteert voor scholen de officiële bij DUO bekende naam. Speciale vestigingen, zoals toets- en inspectielocaties, worden bij Basispoort handmatig beheerd. Mail een verzoek tot (naams)wijziging in Basispoort s.v.p. naar info@basispoort.nl Kloppen de officiële gegevens bij DUO niet, dan dienen deze bij DUO aangepast te worden!

Klik hier om gegevens te wijzigen bij DUO

 

EDU-V UITWISSELINGSSTANDAARD VOOR HET FUNDEREND ONDERWIJS

Edu-V is een keurmerk voor digitale gegevensuitwisseling. Digitale onderwijs- en leermiddelen met dit keurmerk voldoen aan een aantal belangrijke eisen voor privacy en informatiebeveiliging en werken volgens uniforme standaarden.

Klik hier voor meer informatie over Basispoort en Edu-V.

Vanaf najaar 2026 is het mogelijk om schoolgegevens vanuit Esis uit te wisselen volgens de Edu-V standaard. Dan kan bij Basispoort uit de lijst van leerling administratiesystemen Esis (Edu-V) geselecteerd worden. Naar verwacht zal dit vanuit ParnasSys vanaf het voorjaar 2027 mogelijk zijn. Inhoudelijk is er geen verschil tussen de oude en de nieuwe standaard.

Klik hier voor de Edu-V-checklist met adviezen aan PO-scholen voor een veilige gegevensuitwisseling.

 

PRIVACY CHECKLIST

Deze checklist wordt elk jaar via de mail gedeeld met de in Basispoort geregistreerde ICT coördinatoren.

Privacy van leerlingen is onze gezamenlijke verantwoordelijkheid. Check het volgende:

1. Sluit een een school, meld dit dan z.s.m. via help@basispoort.nl en bij de verschillende leveranciers. Persoonsgegevens die niet langer in de keten horen, kunnen zo verwijderd worden.
2. Controleer in Basispoort de koppelingen met uitgeverijen en netwerkleveranciers. Vink in het schoolaccount uitgeverijen en netwerkleveranciers AAN als de school producten of diensten van hen gebruikt. Vink deze UIT, als dat niet (meer) het geval is.
3. Controleer of handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog aan de school verbonden zijn. Verwijder hen als ze niet meer werkzaam zijn.
4. Controleer of de ‘einddatum’ van handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog klopt.

Pas aan waar nodig!

5. Controleer of het emailadres van handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog klopt.

Pas aan waar nodig!

6. Controleer IP-nummers van de schoollocatie(s). Verwijder in Basispoort voor de zekerheid alle (oude) IP-nummers. Vul in Basispoort alleen het actuele IP-nummer (of -nummers) in.
7. Laat schoolmedewerkers regelmatig hun Basispoort wachtwoord vernieuwen.

Verwijderen Basispoort accounts

Is het account van een leerkracht of onderwijsondersteunende medewerker verwijderd, maar de medewerker heeft deze weer nodig? Maak de leerkracht dan opnieuw aan in het leerling administratie systeem. Of voor niet aan een groep gekoppelde medewerker, opnieuw ‘handmatig’ in Basispoort. De volgende dag is deze medewerker bekend bij alle leveranciers waarvan de school producten of diensten afneemt.

In de leermiddelenketen is het LAS leidend

In de leermiddelenketen is onderling afgesproken om als bron voor gegevens over groepen, leerlingen en aan groepen gekoppelde leerkrachten, gebruik te maken van het Leerling Administratie Systeem van de school (LAS). Het LAS van de school heeft om bekostigingsdoeleinden ook een koppeling met DUO. De onderwijsinspectie eist van scholen een zorgvuldige registratie over de voortgang van de leerling. Ook dat vindt plaats in het LAS. Gegevens in het LAS zijn dus altijd actueel en accuraat en daarom de (enige) geschikte bron.

In de leermiddelenketennemen nemen Basispoort en haar koppelpartners uit het LAS ook de schoolstructuur over. Dus een school die voor verschillende locaties, verschillende administraties voert, wordt in de keten ook als verschillende scholen gezien. De leerkracht ziet bij de inlog in Basispoort dan ook verschillend lesmateriaal per school, als de scholen verschillend online educatief materiaal gebruiken. Als er een administratie gevoerd wordt waarbij er meerdere schoollocaties in 1 administratie zitten, ziet Basispoort dit als 1 school. Een leerkracht die dan op 2 schoollocaties lesgeeft, ziet in 1 overzicht de snelkoppelingen naar het lesmateriaal van beide scholen.

Systeemvereisten gebruik Basispoort

Basispoort hanteert als uitgangspunt dat het Basispoort inlogplatform alle in het primair onderwijs gangbare besturingssystemen en browsers ondersteunt. Op dit moment zijn dit:

• Besturingssystemen: Microsoft, Chrome, Apple iOS en Android.
• Browsers: Edge, Chrome en Safari (Apple).

Browsers en besturingssystemen horen voorzien te zijn van de laatste updates behorende bij die versie. Stichting Basispoort ondersteunt alleen versies van besturingssystemen en browsers, die ook door de leveranciers nog volledig worden ondersteund.

Internettoegang

Voor internettoegang wordt geadviseerd een zakelijke aansluiting te gebruiken met een vast IP-adres. Een zakelijke aansluiting heeft meer ‘upload’ capaciteit, dan een normale aansluiting. De bandbreedte van de verbinding moet voldoende zijn voor het aantal leerlingen. De vuistregel is een ‘download’ capaciteit van 3Mbps per simultane gebruiker (leerkracht/leerling).

Uitgeverssoftware:

Voor individuele software van uitgeverijen kunnen afwijkende eisen gelden. Raadpleeg daarvoor de informatie op de (methode)site(s) van de uitgeverijen. Of de informatie die bij de aanschaf van een licentie door de uitgeverij aan de school is/wordt verstrekt.

Overige uitzonderingen

Stichting Basispoort kan geen verantwoordelijkheid dragen voor situaties waarin een school (andere) software gebruikt die de (toegangs)processen verstoren tussen de gebruiker (leerling/leerkracht) en Basispoort of tussen Basispoort en haar partners. De verantwoordelijkheid in dat soort situaties berust alleen bij de school.

Stichting Basispoort volgt beveiligingsrichtlijnen van de Nederlandse overheid. Die kunnen ertoe leiden dat Basispoort verplicht is beveiligingsaanpassingen te doen, met gevolgen voor de ondersteuning van bepaalde versies van boven genoemde besturingssystemen en browsers.

Wachtwoorden

Wachtwoorden bij Basispoort verlopen niet. Er is uit onderzoek gebleken dat het vaak verplicht laten veranderen van wachtwoorden leidt tot  het kiezen van een eenvoudig wachtwoord en een slordige registratie van wachtwoorden. Advies is een langer wachtwoord of wachtwoordzin te gebruiken. Het is niet verplicht het wachtwoord te veranderen, maar het is wel verstandig het meerdere malen per jaar te vervangen.

 

Interne privacy richtlijnen Basispoort

Hosting

Basispoort voldoet uiteraard aan de Nederlandse en Europese privacy wetgeving, zoals GDPR en AVG. Basispoort maakt daarom alleen gebruik van Europese datacentra voor het platform en beperkt het gebruik van niet Europese diensten. Basispoort hanteert ook zeer strikte procedures bij het op tijd verwijderen van gegegeven en inactieve accounts. Het controleert bijvoorbeeld meermaals per jaar of school account nog actief gebruikt worden en deactiveert schoolaccounts als deze niet meer gebruikt of als een school is opgeheven en Basispoort is daar niet actief over geïnformeerd.

De privacywetgeving schrijft voor persoonsgegevens niet langer te mogen opslaan dan noodzakelijk, voor het gebruik van onze diensten. Basispoort verwijdert alle medewerker-accounts die 3 maanden de status ‘inactief’ hebben. En ook leerling gegevens worden na inactief worden binnen 1,5 jaar verwijderd. Die termijn is langer aangezien leerling voortgang en resultaten ook gekoppeld zijn. Logging over het geven van toestemmingen door ICT coördinatoren wordt bijvoorbeeld wel weer lang bewaart.