Importeren leerlingen, leerkrachten en groepen

Inrichten & beheren van het Basispoort account voor een school

Lees hier hoe een Basispoort account wordt aangevraagd.

Klik hier voor de video hoe de ICT-coördinator het Basispoort account voor een school inricht en up-to-date houdt.

Aanmaken account leerkracht en onderwijsondersteunend personeel

Een Basispoort account voor de leerkracht wordt automatisch aangemaakt bij het koppelen van het Basispoort account van de school aan de schooladministratie. Voor ICT-coördinatoren die niet ook de rol van groepsleerkracht hebben, moet een account handmatig worden aangemaakt door een (andere) ICT-coördinator. Een ICT-coördinator (beheerder van het Basispoort account voor de school) kan een leerkracht handmatig, aanvullend de rol van ICT-coördinator geven (die wordt daarmee medebeheerder van het account). Onderwijsondersteunende medewerkers zoals IB’er, RT’er, stagiaire, en invalkracht kunnen alleen maar handmatig worden aangemaakt. Eveneens door de ICT-coördinator.

LAS-import

Basispoort importeert (voor scholen waarbij de automatische LAS-koppeling met Basispoort ‘aanstaat’) iedere nacht automatisch het actuele bestand met groepen, leerlingen daarin en aan deze groepen gekoppelde leerkrachten. Zijn er na die nachtelijke LAS-import wijzigingen in het LAS, dan worden die ‘automatisch’ pas de volgende dag door Basispoort geïmporteerd. Als ICT-coördinator is het mogelijk die LAS-import zelf overdag nogmaals te doen.

Zelf wijzigingen in het LAS overdag importeren bij Basispoort?

Basispoort importeert (voor scholen waarbij de automatische LAS-koppeling met Basispoort ‘aanstaat’) iedere nacht automatisch het actuele bestand met groepen, leerlingen daarin en aan deze groepen gekoppelde leerkrachten. Zijn er na die nachtelijke LAS-import wijzigingen in het LAS, dan worden die ‘automatisch’ pas de volgende dag door Basispoort geïmporteerd. De ICT-coördinator (beheerder van het Basispoort-account van de school) kan die LAS-import zelf op ieder moment (nogmaals) te doen. Log in bij Basispoort en ga naar ‘Beheer’ en dan naar ‘Importeren’. Klik vervolgens op ‘Importeer vanuit LAS’.

Is het in het LAS mogelijk maar 1 of enkele groepen over te zetten naar het nieuwe jaar (en de andere later)?

Check dan of de jaarovergang in het LAS wel voor alle groepen is doorgevoerd!

Verschijnt er een foutmelding dat het aantal leerlingen in het nieuwe bestand te veel afwijkt? Neem dan contact op met Basispoort!

Handmatige import schoolgegevens

Voor Basisscholen buiten Nederland en onderwijsinstellingen die geen gebruik kunnen maken van een leerling administratiesysteem zoals Parnassys of Esis, kunnen schooldata niet geautomatiseerd worden opgehaald. Dat is ook het geval voor RT-praktijken, peuterspeelzalen en pabo’s. Groepen, leerkrachten en leerlingen moeten dan op een handmatige wijze worden geïmporteerd in hun Basispoort account. Bij de start. Maar ook als er wijzigingen zijn. De Basispoort XML-Maker is een tool voor scholen die hun schooladministratie niet rechtstreeks kunnen koppelen aan Basispoort. De ‘Basispoort XML-Maker is een online applicatie, te gebruiken vanaf deze help-pagina. Hiermee kan een XML-bestand worden gegenereerd in het ECK2 format. Dat is het format dat kan worden ingelezen in Basispoort, als een automatische koppeling met een Nederlands LAS onmogelijk is. Indien mogelijk, wordt aanbevolen altijd gebruik te maken van de optie ‘automatische koppeling’ met het LAS van de school.

Klik hier voor de video hoe de ICT-coördinator een handmatige import van schoolgegevens doet m.b.v. de XML-Maker.

Nieuwe leerling of leerkracht direct toegang geven tot software?

Basispoort haalt het actuele bestand op uit het LAS van de school. Deze gegevens worden echter ‘vanzelf’ pas de volgende nacht doorgezet naar de uitgeverijen/netwerkleveranciers waarvan de school in Basispoort heeft aangegeven dat zij school- en leerling-gegevens mogen ophalen bij Basispoort. Wordt de LAS-import overdag uitgevoerd om nieuwe leerlingen of leerkrachten dezelfde dag toegang te geven tot nieuwe software van een uitgeverij/netwerkleverancier? Sommige uitgeverijen/netwerkleveranciers doen (op verzoek) ook overdag een nieuwe import van de nieuwe gegevens uit Basispoort. Als ze dat faciliteren, kunnen nieuwe leerlingen/leerkrachten dezelfde dag nog toegang krijgen. Als dit speelt, neem dan contact op met de helpdesk of klantenservice van deze uitgeverij/netwerkleverancier.

Invalkracht aanmaken – altijd in Basispoort – nooit in het LAS van de school

Basispoort kent ‘standaard’ voor iedere groep een ‘anoniem’ account voor een ‘invalleerkracht’. Op de dag van invallen, kan dit account worden geactiveerd door de ICT-coördinator. Klik in het scherm ‘Medewerkers’ rechtsboven in het pull down menu op ‘Inval’. Links in het scherm verschijnt dan een lijstje met ‘Invalkrachten’. Klik op het ‘pennetje’ achter de groep waarin de invaller aan de slag gaat. In het scherm dat dan verschijnt, dient onderin het mailadres van de invalkracht te worden ingevuld. Ook moet worden aangevinkt of dit account 2, 7 of 14 dagen actief moet blijven. Ook de naam van de invalleerkracht kan worden ingevuld (niet verplicht). Na de klik op ‘Bewaren’ heeft de invalkracht direct toegang tot het groepsoverzicht van zijn of haar invalgroep en tot alle gekoppelde methodesoftware (voor de ingestelde periode van 2, 7 of 14 dagen). De ICT-coördinator kan het account op ieder moment deactiveren. Is toegang voor de invalkracht langer dan 5 dagen gewenst, herhaal deze handeling dan na 14 dagen.

Staat een invalkracht langer dan 10 dagen voor de groep, dan is het aan te bevelen deze (tijdelijk) als groepsleerkracht aan te maken in het LAS. Dan krijgt de invaller (tijdelijk) een Basispoort-account ‘als reguliere leerkracht’. In het scherm staat de einddatum voor een invalkracht ‘default’ op het kalenderjaar waarin we ons bevinden. Deze datum wordt specifiek (er verschijnt een ‘echte’ datum), zodra een invalkracht wordt geactiveerd voor 2, 7 of 14 dagen. Of wordt verlengd na die periode.

Inval-leerkrachten die eventueel zijn aangemaakt in het LAS van de school, kan Basispoort niet herkennen. Maak een invalkracht dus altijd aan in Basispoort. Valt een bestaande leerkracht tijdelijk in, in een andere groep? Of is er een invaller van buiten die voor langere tijd dan enkele dagen of weken invalt?

Zorg dan dat deze leerkracht ook in het LAS (tijdelijk) wordt toegevoegd als leerkracht aan die ‘inval-groep’. Heeft deze invalleerkracht uit de andere groep direct toegang nodig tot software van die groep? Vul dan in het e-mailadres-veld voor ‘de vaste invalkracht’ van die groep, het e-mailadres van de bestaande leerkracht uit de andere groep in.

Rollen en rechten in Basispoort

Basispoort kent voor ‘gebruikers’ van het schoolaccount verschillende ‘rollen’. Wat je kan en mag zien en doen vanuit een specifieke rol binnen het Basispoort account van de school, verschilt. En de manier waarop een persoonlijk Basispoort account wordt aangemaakt, verschilt ook per rol. Voor leerlingen en leerkrachten is dat meestal ‘automatisch’, vanuit de koppeling met het LAS van de school. Voor andere rollen geldt, dat een account handmatig moet worden aangemaakt. En altijd door iemand die namens de school in Basispoort al ‘ICT-coördinator’ is.

ICT-coördinator

Hoe krijg ik in Basispoort een account als ICT-coördinator?

Bij het aanmaken van een schoolaccount geeft de school (of instelling, als het bijvoorbeeld gaat om RT-praktijk of Pabo) door aan Basispoort wie de primaire beheerder moet zijn voor dat account, namens de school of instelling. Deze wordt door de helpdesk van Basispoort ‘hard’ aangemaakt. E-mailadres is gebruikersnaam. Bij het aanmaken van het account voor school of instelling ontvangt de ‘beheerder’ een mail met link van Basispoort. Daarmee wordt een zelf te kiezen wachtwoord aangemaakt. Met de rechten van ICT-coördinator kan je collega’s die in Basispoort al een account hebben in de rol van ‘leerkracht’, ook de rol en rechten geven van ICT-coördinator (dubbelrol). Je kan ook handmatig anderen (niet-leerkrachten) de rol en rechten geven van (mede) ICT-coördinator. De rol van ICT-coördinator komt (anders dan die van leerkracht of leerling) nooit ‘automatisch’ mee vanuit het LAS van de school. Vergt altijd een handmatige handeling. Voor  de eerste bij de Basispoort helpdesk. Voor de volgende door een reeds ‘bestaande ICT-coördinator’.

Wat mag ik als ICT-coördinator?

ICT-coördinator is de rol met de meeste ‘rechten’ in het Basispoort account van de school. De ICT-coördinator kan het Basispoort account ‘beheren’. Doet de initiële instellingen en latere aanpassingen daarvan, zoals de koppeling met het LAS van de school, het selecteren van uitgeverijen en netwerkomgevingen waarvan de school gebruik maakt. Deze accepteert, daartoe gemandateerd door het schoolbestuur, ook de gebruiksvoorwaarden. Hoewel dat een keuze is van iedere uitgeverij zelf, heeft de ICT-coördinator in principe ook toegang tot alle leerling- en leerkrachtsoftware waarvoor de school een licentie heeft (de leerkracht alleen tot de software voor zijn of haar groep).

Leerkracht

Hoe krijg ik in Basispoort een account als Leerkracht?

Er zijn twee manieren om in Basispoort een account als Leerkracht te krijgen. Voor verreweg de meeste scholen is dat via een automatische uitwisseling tussen het LAS van de school en Basispoort (synchronisatie vindt iedere avond plaats). Maken scholen of instellingen geen gebruik van een LAS (bijvoorbeeld omdat ze buiten Nederland werken of de instelling een Pabo of RT-praktijk is), dan kan er via de XML Maker (zie elders op deze site) handmatig een bestand worden geüpload met Leerkrachten (en leerlingen). In beide gevallen geldt dat na het aanmaken van een Leerkracht-account, deze van Basispoort een mail ontvangt met een link om een zelf te kiezen wachtwoord aan te maken.

Wat mag ik als Leerkracht?

Uitgeverijen zijn verantwoordelijk voor en bepalend bij toegang tot hun software. In principe heeft de Leerkracht (alleen) toegang tot de software van de groep(en) waaraan de leerkracht is gekoppeld. Bij sommige uitgeverijen heeft de Leerkracht ook toegang tot software van groepen waaraan deze niet is gekoppeld.

Remedial teacher (RT)

Hoe krijg ik in Basispoort een account als Remedial teacher?

Om een account als Remedial teacher te krijgen, dient iemand van de school in de rol van ICT coördinator je handmatig ‘toe te voegen’ in het Basispoort account van de school.

Wat mag ik als Remedial teacher?

Uitgeverijen zijn verantwoordelijk voor en bepalend bij toegang tot hun software. In principe heeft de Remedial teacher toegang tot alle software achter Basispoort, waarvoor de school een licentie heeft bij de uitgeverij.

Intern begeleider (IB)

Hoe krijg ik in Basispoort een account als Intern begeleider?

Om een account als Intern begeleider te krijgen, dient iemand van de school in de rol van ICT coördinator je handmatig ‘toe te voegen’ in het Basispoort account van de school.

Wat mag ik als Intern begeleider?

Uitgeverijen zijn verantwoordelijk voor en bepalend bij toegang tot hun software. In principe heeft de Intern begeleider toegang tot alle software achter Basispoort, waarvoor de school een licentie heeft bij de uitgeverij.

Invalkracht

Hoe krijg ik in Basispoort een account als Invalkracht?

Om een account als Invalkracht te krijgen, dient iemand van de school in de rol van ICT coördinator je handmatig ‘toe te voegen’ in het Basispoort account van de school, gekoppeld aan een of meerdere specifieke groepen.

Wat mag ik als Invalkracht?

Uitgeverijen zijn verantwoordelijk voor en bepalend bij toegang tot hun software. In principe heeft de Invalkracht toegang tot alle software achter Basispoort, voor de groep(en) waaraan deze is gekoppeld, waarvoor de school een licentie heeft bij de uitgeverij. Net als de ‘reguliere’ leerkracht. Bij sommige uitgeverijen heeft de Invalkracht ook toegang tot software van groepen waaraan deze niet is gekoppeld.

Stagiair

Hoe krijg ik in Basispoort een account als Stagiair?

Om een account als Stagiair te krijgen, dient iemand van de school in de rol van ICT coördinator je handmatig ‘toe te voegen’ in het Basispoort account van de school, gekoppeld aan een of meerdere specifieke groepen.

Wat mag ik als Stagiair?

Uitgeverijen zijn verantwoordelijk voor en bepalend bij toegang tot hun software. In principe heeft de Stagiar toegang tot alle software achter Basispoort, voor de groep(en) waaraan deze is gekoppeld, waarvoor de school een licentie heeft bij de uitgeverij.

Lio

Hoe krijg ik in Basispoort een account als LIO?

De Leerkracht In Opleiding (LIO) die in 4e jaar van de Pabo een half jaar op school komt ‘stage lopen’ hoort door de school als reguliere (hoewel tijdelijke) leerkracht in het LAS van de school ingevoerd en aan de groep gekoppeld te worden. Op die manier krijgt deze LIO ‘van zelf’ een Basispoort account toegewezen. De LIO hoort dus niet als stagiaire opgevoerd te worden.

Wat mag ik als LIO?

De LIO heeft dezelfde rechten bij Basispoort en bij de aan Basispoort gekoppelde uitgeverijen als de groepsleerkracht. Beëindigt de LIO de stageperiode, dan dient zijn of haar account in het LAS verwijderd te worden. Daags erna is dan ook het Basispoort account gedeactiveerd.

Leerling

Hoe krijg ik in Basispoort een account als Leerling?

Er zijn twee manieren om in Basispoort een account als Leerling te krijgen. Voor verreweg de meeste scholen is dat via een automatische uitwisseling tussen het LAS van de school en Basispoort (synchronisatie vindt iedere avond plaats). Maken scholen of instellingen geen gebruik van een LAS (bijvoorbeeld omdat ze buiten Nederland werken of de instelling een Pabo of RT-praktijk is), dan kan er via de XML Maker (zie elders op deze site) handmatig een bestand worden geüpload met Leerlingen (en Leerkrachten). Omdat Leerlingen niet inloggen via een e-mailadres, hoeven zij niet zelf wachtwoord aan te maken. Dat laatste ontvangen ze van de Leerkracht (pincode). Leerlingen loggen altijd in via een methodesnelkoppeling en kiezen dan hun naam (of naamplaatje) en voeren daarna hun pincode in.

Wat mag ik als Leerling?

De Leerling heeft alleen toegang tot software waarvoor de school bij de uitgeverij een licentie heeft. Voor inloggen thuis kunnen er bovendien restricties zijn, bepaald door de uitgeverij of leerkracht. Zo kan een leerling thuis niet bij ‘toetssoftware’.

Toestemming verlenen voor het uitwisselen van schooldata

Scholen die voor het eerst gebruik maken van Basispoort, dienen in Basispoort bij ‘Beheer’ en ‘Uitgeverijen’ of ‘Netwerkleveranciers’ aan te vinken welke partijen de school-, groeps- en leerling-gegevens mogen ontvangen van Basispoort. Stopt de school met een van die partijen? Verwijder dan het vinkje voor hun naam. Na het uitvinken worden reeds van Basispoort ontvangen gegevens meestal niet direct verwijderd. Hoe deze met gegevens omgaan, is beschreven in de verwerkersovereenkomst tussen de school en deze partij. Is het gewenst dat de uitgeverij of netwerkleverancier na het uitvinken bij Basispoort, de via Basispoort verkregen persoonsgegevens sneller verwijdert? Neem dan als school direct contact op met die leverancier.

Hoe koppel ik software aan groepen leerlingen?

De school koopt softwarelicenties bij uitgeverijen, vaak via de schoolleverancier. Inloggen gaat bij uitgeverijen die bij Basispoort zijn aangesloten, altijd via Basispoort. Om die software via Basispoort te ontsluiten, moet de software ‘gekoppeld’ zijn aan de juiste groepen leerlingen en leerkrachten. Bij sommige uitgeverijen gebeurt dit automatisch, bij de bestelling. Bij andere is daarvoor eenmalig of jaarlijks een actie van de school vereist. Informeer tijdig bij de uitgeverijen, hoe dit bij hen is geregeld. Het softwareoverzicht in Basispoort wordt ‘op maat’ en ‘real time’ samengesteld. Specifiek voor iedere leerling of schoolmedewerkers die inlogt. Missen er titels? Check dan eerst of de uitgeverij van die titel is aangevinkt in het scherm ‘Uitgeverijen’ bij ‘Beheer’ in Basispoort. Neem in andere gevallen alleen contact op met de betreffende uitgeverij. Basispoort-medewerkers mogen vanwege de mededingingswetgeving niet weten welke software een school gebruikt. Zij kunnen hierover dus ook geen vragen beantwoorden.

Selecteren (meerdere) netwerkaanbieders

Scholen die gebruik maken van de diensten van (meerdere) netwerkaanbieders, kunnen bij Basispoort al deze netwerkaanbieders selecteren. Informeer altijd zelf bij de netwerkleveranciers in kwestie, hoe softwaretoegang via hen geregeld is.

Wachtwoorden

Wachtwoorden bij Basispoort verlopen niet. Maar het is raadzaam om leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers te vragen hun wachtwoord regelmatig te vervangen. Advies is een langer wachtwoord of wachtwoordzin te gebruiken. Voorwaarden voor verstandig gebruik:

• Wachtwoorden verlopen niet.
• Wachtwoorden worden niet gelocked.
• Wachtwoordinvoer is beveiligd met Google reCaptcha (om brute force password attacks door bots te voorkomen).
• Wachtwoord vereisten zijn:
  – minimaal 8 karakters;
  – maximaal 20 karakters;
  – minimaal 1 letter;
  – minimaal 1 cijfers.
• Wachtwoord activatie en wachtwoord vergeten mails bevatten een link met daarin een (guid) token van 36 karakters. Deze zijn gelinkt aan het e-mailadres.

Klik hier om een nieuw wachtwoord aan te vragen.

Extra rollen voor onderwijsbegeleiders

Basispoort kent ‘extra’ rollen voor de IB’er, de RT’er, invalkracht en de stagiaire. Basispoort kan hun gegevens niet overhalen uit de schooladministratie (LAS). De ICT-coördinator kan functionarissen in deze rol alleen maar handmatig invoeren in Basispoort. Of bestaande leerkrachten in Basispoort een extra rol toewijzen.

Wachtwoorden

Wachtwoorden bij Basispoort verlopen niet. Maar het is raadzaam om leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers te vragen hun wachtwoord regelmatig te vervangen. Advies is een langer wachtwoord of wachtwoordzin te gebruiken.

Invalkrachten

Basispoort kent standaard per groep in het LAS van de school, een ‘anoniem’ account voor een invalleerkracht.  Op de dag van invallen kan dit ‘invalaccount’ worden geactiveerd door de ICT-coördinator. Door het invullen van een mailadres van betreffende persoon. Deze heeft dan per direct (niet pas een dag later) toegang. Een invalaccount kan geactiveerd worden voor 2, 7 of 14 dagen. Gebruik GEEN invalaccounts vanuit het LAS. Maar altijd de standaard aangemaakte invalaccounts per groep in Basispoort. Die zijn direct actief. Nieuw aangemaakte invalaccounts vanuit het LAS zijn pas de volgende dag actief. Anonieme accounts (niet op naam) zijn vanwege de AVG-wetgeving niet toegestaan.

Wat betekent het ‘vinkje’ voor de naam van een leerkracht?

Voor die leerkracht is het Basispoort account ‘actief’. Deze kan bij Basispoort inloggen met het uit het LAS overgehaalde, bij Basispoort bekende mailadres en een zelf aangemaakt wachtwoord. Geen vinkje voor de naam? Dan is zijn of haar Basispoort account nog niet ‘geactiveerd’. Bij het gebruik van een netwerkomgeving hoeft een leerkracht het Basispoort account niet te activeren, deze heeft dan ook geen vinkje voor de naam.

Leerling snelkoppelingen

Basispoort werkt met speciale leerling snelkoppelingen die (Basispoort) vestiging-afhankelijk zijn. In de correcte snelkoppeling zit altijd het kenmerk ‘INSTELLING_REF’.

Hoe download ik snelkoppelingen?

1. Log in als ICT-coördinator bij Basispoort bij de juiste school;
2. Klik op de homepage rechtsboven op ‘Profiel’;
3. Scroll naar beneden naar ‘Snelkoppeling Basispoort’;
4. Klik op ‘Download Basispoort leerling snelkoppeling’;
5. Installeer deze snelkoppelingen op het bureaublad of in de browser van de computers van leerlingen.

Let op:
Iedere school heeft bij Basispoort een unieke INSTELLING_REF. Snelkoppelingen zijn school specifiek, want ze verschillen op het veld ‘INSTELLING_REF’. Snelkoppelingen naar software die het afgelopen schooljaar zijn gebruikt, werken na de vakantie ook nog, behalve bij een fusie. Wilt u dit controleren? Doe dit dan voor de school na de zomervakantie weer opent. NB: het IP nummer van de locatie waar u dit probeert, moet zijn opgenomen op de lijst van IP nummers.

Scholen die gebruik maken van iPad’s of Chromebooks kunnen snelkoppelingen niet downloaden. Onder de ‘Profiel’ pagina (Menu onder uw naam) staan de ‘uitgeschreven links’ van de leerkracht- en leerling-snelkoppelingen. Via copy/paste kunnen deze, direct of via een op school gebruikte ‘Mobile Device Management Applicatie’, geplaatst worden op de iPad’s en Chromebooks.

Klik hier voor de video hoe de ICT-coördinator Basispoort icoontjes/snelkoppelingen plaatst in een Windows omgeving.

Klik hier voor de video hoe de ICT-coördinator Basispoort icoontjes/bookmarks aanmaakt op een Macbook of IPad.

Ik mis softwaretitels van uitgeverijen in mijn overzicht

Basispoort regelt alleen toegang. De school neemt voor alle vragen over het missen van software, contact op met uitgeverij. De helpdesk van Basispoort weet niet voor welke software een school of leerling een licentie heeft. Die informatie is alleen bekend bij de uitgeverij van die software. Bij het missen van softwaretitels in het overzicht, kan Basispoort dus NIET helpen. Neem in dat geval alleen contact op met de afdeling klantenservice van betreffende uitgeverij. Download hier de contactgegevens van de bij Basispoort aangesloten uitgeverijen en leveranciers van schoolnetwerkomgevingen. Check voor de uitgeverij gebeld wordt of deze uitgeverij aangevinkt staat in het account van de school bij ‘Beheer’ en dan ‘Uitgeverijen’. Die check kan alleen de persoon doen die in het Basispoort account van de school de rol heeft van ‘ICT-coördinator’. Staat een uitgeverij niet aangevinkt, dan is software daarvan sowieso niet zichtbaar in Basispoort.

Wat ziet de leerkracht in het scherm groepsoverzicht?

• de naam van de groep (zoals in het LAS);
• de aan de groep gekoppelde leerkrachten (zoals in het LAS);
• de aan de groep gekoppelde leerlingen (zoals in het LAS);
• het leerlingplaatje en wachtwoord (of wachtwoordplaatje) van de leerling;
• de thuis login code waar mee de leerling thuis kan inloggen (met het zelfde wachtwoord als op school);
• knop waarmee inloggegevens (ook thuis login codes) kunnen worden geprint (om – altijd gescheiden – mee te geven aan de leerling);
• knop waarmee de thuis login code kan worden gemaild aan de ouders/verzorgers (als de school over een mailadres beschikt).

Inloggen leerkracht

Leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers loggen op school of buiten school altijd in via de zelfde URL: www.basispoort.nl

Inloggen leerling op school

Werkt de leerling op school via de directe inlog bij Basispoort, dan logt deze daar altijd in via een snelkoppeling of bladwijzer op het bureaublad van de computer, laptop of tablet. Logt de leerling op school in via een schoolnetwerkomgeving? Dan is het aan de leerkracht om aan de leerling uit te leggen hoe deze daarop op school en/of thuis kan inloggen.

School met dynamisch IP-adres

Als de school gebruik maakt van dynamische IP-adressen, dan moet ‘Dynamic IP’ geselecteerd worden als verbindingstype. Deze keuze vereist dat het installeren van de ‘Basispoort Dynamic IP Tool’. Deze tool (een zogenaamd ‘executable’) controleert periodiek het IP-adres van de school. En geeft dit bij een wijziging door aan Basispoort. Deze tool dienst geïnstalleerd te worden op 1 PC in het netwerk. Iedereen op school met de rol van ICT-coördinator kan deze tool installeren.

De tool is te vinden bij Basispoort in het beheerdersmenu, bij ‘IP adres toevoegen’. Selecteer in het pull-down menu bij ‘verbindingstype’ de optie ‘dynamic IP’.

De tool zal na installatie vragen om een activatietoken dat wordt gebruikt als een wachtwoord. Een activatietoken is te genereren op die zelfde pagina. Hierna kan het gegenereerde token gekopieerd en geplakt worden in de ‘Dynamic IP Tool’. Bij normaal gebruik is geen verdere interactie nodig met de tool. Mocht interactie toch nodig zijn dan is de tool te zien in de system tray (rechts onderin beeld). Door rechts te klikken op het icoon van de tool, kan bijvoorbeeld het activatietoken worden aangepast.

Probleemloos gebruik browsers

Voor probleemloos gebruik van Basispoort, dient de browser werkelijk afgesloten te worden, als de browser wordt verlaten. Dat is eenvoudig in te stellen in de browser.

Voor Chrome:

Ga naar de pagina: chrome://settings/system en zet de volgende setting ‘uit’:

“Achtergrondapps blijven uitvoeren wanneer Google Chrome is gesloten”.

Vindt deze pagina ook door te gaan naar ‘Instellingen’ – ‘Geavanceerd’ – ‘Systeem’.

Voor Edge:

Ga naar de pagina: edge://settings/system te gaan en zet de volgende setting ‘uit’:

“Extensies en apps op de achtergrond blijven uitvoeren wanneer Microsoft Edge wordt gesloten”.

Wissen cookies

Klik hier voor uitleg over het ‘wissen van cookies en de cache’ in Google Chrome (februari 25)

Klik hier voor uitleg over het ‘wissen van cookies en de cache’ in Microsoft Edge (februari 25)

Klik hier voor uitleg over het ‘wissen van cookies en de cache’ in Apple Safari (februari 25)

Thuis inloggen voor leerlingen

Klik hier voor de video hoe de leerkracht/ICT-coördinator instelt dat leerlingen thuis kunnen inloggen in Basispoort.

Print Wachtwoorden en/of Thuis login codes

De leerkracht kan vanuit het groepsscherm een overzicht printen met Wachtwoorden en/of Thuis login codes. In deze overzichten lijkt het alsof het leerling-plaatje op een verkeerde plaats staat (bij de volgende leerling). Dit is optisch bedrog. Het is bestemd om per leerling de gegevens uit te knippen en mee te geven. Op het geprinte overzicht staan kniplijnen. Uitgeknipt houdt u een klein briefje per leerling over. Met voor deze leerling precies de juiste gegevens. Om het overzicht te printen, tik ctrl-P of klik in Chrome op de ‘drie puntjes’ rechts boven in het scherm. Dan verschijnt het overzicht met kniplijnen. Klik vervolgens op ‘afdrukken’.

Informatie over de Nummervoorziening/het ECK-iD

OCW, de PO-Raad en vrijwel alle andere partijen in de leermiddelenketen, hebben afgesproken dat voor leerlingen in Nederland het ECK-iD het primaire identificerende kenmerk is (de zo genaamde ‘identifier’) is – ook voor softwaretoegang. Alleen voor leerlingen die niet over een ECK-iD kunnen beschikken, worden andere ‘identifiers’ gebruikt in de leermiddelenketen. Vrijwel alle PO-scholen hebben een koppeling tussen hun administratie en de zogenaamde ‘Nummervoorziening’, die het ECK-iD uitgeeft. Het ECK-iD is een ‘onder water sleutel’ waarmee de gegevensuitwisseling tussen de leerling-administratie (LAS) en de rest van de leermiddelenketen wordt geregeld. Leveranciers van digitale onderwijsmiddelen hebben afgesproken dat het ECK-iD leidend is bij de uitwisseling van persoonsgegevens in de digitale onderwijsketen. In het LAS is per leerling te zien of deze al over een ECK-iD beschikt. Is dat niet het geval, check dan via de volgende link wat er nodig is om dat te verkrijgen.

Klik hier om een ECK-iD op te vragen bij de Nummervoorziening.

Basispoort koppeling met het DUO-scholenbestand

Basispoort hanteert voor scholen de officiële bij DUO bekende naam. Speciale vestigingen, zoals toets- en inspectielocaties, worden bij Basispoort handmatig beheerd. Mail een verzoek tot (naams)wijziging in Basispoort s.v.p. naar info@basispoort.nl Kloppen de officiële gegevens bij DUO niet, dan dienen deze bij DUO aangepast te worden!

Klik hier om gegevens te wijzigen bij DUO

Is de leerling administratie (het LAS) gereed voor het nieuwe schooljaar?

Zorg er voor dat de schooladministratie compleet is en volledig is bijgewerkt. Zorg er ook voor dat het LAS voor de zomervakantie is ‘opgehoogd’ naar het nieuwe schooljaar. Dat betekent:

1. de administratie (LAS) is zover mogelijk is bijgewerkt: groepen, leerlingen en leerkrachten;
2. leerkrachten in het LAS hebben een uniek school-e-mailadres;
3. de BRIN-code en autorisatiesleutel in het LAS en bij Basispoort zijn gelijk;
4. fouten in de uitwisseling tussen het LAS en Basispoort zijn opgelost.

De schooladministraties hanteren 1 augustus als ‘harde’ overgangsdatum. Op die datum ontvangt Basispoort vanuit het LAS de nieuwe groepsindelingen met de daaraan gekoppelde leerkrachten en leerlingen. En via Basispoort krijgen ook alle gekoppelde uitgeverijen en netwerkaanbieders deze nieuwe informatie. Als het LAS niet op tijd is bijgewerkt voor het nieuwe schooljaar, krijgen leerkrachten en leerlingen in Basispoort de status ‘inactief’. Ze kunnen dan niet meer inloggen en hebben geen toegang meer tot hun lesmateriaal. Activeer het nieuwe schooljaar in het LAS dus zo vroeg mogelijk om problemen te voorkomen!

Edu-V koppeling met het leerling administratiesysteem

Edu-V is een keurmerk voor digitale gegevensuitwisseling. Digitale onderwijs- en leermiddelen met dit keurmerk voldoen aan een aantal belangrijke eisen voor privacy en informatiebeveiliging en werken volgens uniforme standaarden.

Klik hier voor meer informatie over Edu-V.

Vanaf najaar 2026 is het mogelijk om schoolgegevens vanuit Esis uit te wisselen volgens de Edu-V standaard. Dan kan bij Basispoort uit de lijst van leerling administratiesystemen Esis (Edu-V) geselecteerd worden. Naar verwacht zal dit vanuit ParnasSys vanaf het voorjaar 2027 mogelijk zijn. Inhoudelijk is er geen verschil tussen de oude en de nieuwe standaard.

Klik hier voor de Edu-V-checklist met adviezen aan PO-scholen voor een veilige gegevensuitwisseling.

Melding sessie overname

De waarschuwing ‘potentiële sessie-overname’ treedt op als op een laptop of tablet is ingelogd bij Basispoort, terwijl het apparaat verbinding maakt met een ander IP-adres. Dat kan gebeuren wanneer de laptop of tablet in huis of daarbuiten verplaatst wordt. Thuis wijzigt het IP nummer wat vaker. Ook als je wifi wegvalt en via 4G verdergaat, krijg je een ander IP nummer. Advies is bij deze melding uit te loggen, de browser helemaal te sluiten, eventueel de cache te legen en opnieuw in te loggen.

Wachtwoord vergeten

Leeg bij problemen eerst het geheugen (cache) van de internetbrowser (browse-geschiedenis wissen). Of vraag een nieuwe wachtwoord link aan. Afhankelijk van instellingen, houden browsers vaak (onbewust) informatie vast die bij een volgende inlog voor problemen kan zorgen. Bij Chrome is er de mogelijkheid in te loggen via de Incognito-optie: klik rechtsboven in scherm, bij de ‘puntjes’ op ‘nieuw incognito venster’. Lukt inloggen ook dan niet meer? Klik hier om een nieuw wachtwoordlinkje aan te vragen.

Verwijderen Basispoort accounts

Basispoort verwijdert alle medewerker-accounts die 3 maanden de status ‘inactief’ hebben. De privacywetgeving schrijft voor persoonsgegevens niet langer te mogen opslaan dan noodzakelijk, voor het gebruik van onze diensten. Is het account van een leerkracht of onderwijsondersteunende medewerker verwijderd, maar de medewerker heeft deze weer nodig? Maak de leerkracht dan opnieuw aan in het leerling administratie systeem. Of voor niet aan een groep gekoppelde medewerker, opnieuw ‘handmatig’ in Basispoort. De volgende dag is deze medewerker bekend bij alle leveranciers waarvan de school producten of diensten afneemt.

Verzoek helpdesk om ’trace file’

Soms vraagt de Basispoort helpdesk om meer informatie, als er zich bij u een probleem voordoet bij het gebruik van Basispoort. Is het probleem eenvoudig ‘na te spelen’? Dan is het handig om onze de helpdesk een ’trace file’ te sturen. Onderstaande link geeft uitleg over hoe u een ’technische trace’ maakt (beschrijving van uit te voeren stappen). De uitleg is helaas wel in het Engels. Zoek even naar de uitleg voor de specifieke browser die u gebruikt. https://docs.microsoft.com/en-us/azure/azure-portal/capture-browser-trace

Heeft u een probleem? Voer de stappen voor uw browser uit en mail ons het .har bestand. Als het bestand ‘zwaar ‘is, verzendt het dan eventueel via WeTransfer. Dat helpt ons bij het effectief zoeken naar de oorzaak en het oplossen van uw probleem.

Privacy checklist

Privacy van leerlingen is onze gezamenlijke verantwoordelijkheid. Check het volgende:

1. Sluit een een school, meld dit dan z.s.m. via help@basispoort.nl en bij de verschillende leveranciers. Persoonsgegevens die niet langer in de keten horen, kunnen zo verwijderd worden.
2. Controleer in Basispoort de koppelingen met uitgeverijen en netwerkleveranciers. Vink in het schoolaccount uitgeverijen en netwerkleveranciers AAN als de school producten of diensten van hen gebruikt. Vink deze UIT, als dat niet (meer) het geval is.
3. Controleer of handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog aan de school verbonden zijn. Verwijder hen als ze niet meer werkzaam zijn.
4. Controleer of de ‘einddatum’ van handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog klopt.

Pas aan waar nodig!

5. Controleer of het emailadres van handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog klopt.

Pas aan waar nodig!

6. Controleer IP-nummers van de schoollocatie(s). Verwijder in Basispoort voor de zekerheid alle (oude) IP-nummers. Vul in Basispoort alleen het actuele IP-nummer (of -nummers) in.
7. Laat schoolmedewerkers regelmatig hun Basispoort wachtwoord vernieuwen.

Leerresultaten

Wanneer een leerling werkt met oefen- of toets-software van een uitgeverij, bijvoorbeeld voor rekenen of taal, worden de ‘resultaten’ vaak opgeslagen in die betreffende software. Soms ondervinden leerkrachten problemen bij de uitwisseling van die leerresultaten naar Parnassys of Esis. Basispoort heeft meestal een koppeling met het LAS van de school. Maar alleen voor het ophalen van groepsgegevens t.b.v. het toegang geven tot software. Niet voor het uitwisselen van leerresultaten! De leerling logt weliswaar in, in die software via Basispoort. Zodra deze is ingelogd ‘verdwijnt’ de leerling uit Basispoort en werkt de leerling in het domein van de uitgeverij van die software. Bij de uitwisseling van deze leerresultaten naar Parnassys of Esis, speelt Basispoort ’technisch’ dus geen enkele rol! Dat gebeurt in een directe uitwisseling tussen de software van de uitgeverij en Parnassys of Esis. Bij vragen of problemen over de uitwisseling van leerresultaten naar het LAS van de school, kan Basispoort u dan ook niet helpen. Neem in die gevallen alleen contact op met de klantenservice van de uitgeverij van betreffende software of met de helpdesk van Parnassys dan wel Esis.

Verwijderen Basispoort accounts

Basispoort verwijdert alle medewerker-accounts die 3 maanden de status ‘inactief’ hebben. De privacywetgeving schrijft voor persoonsgegevens niet langer te mogen opslaan dan noodzakelijk, voor het gebruik van onze diensten. Is het account van een leerkracht of onderwijsondersteunende medewerker verwijderd, maar de medewerker heeft deze weer nodig? Maak de leerkracht dan opnieuw aan in het leerling administratie systeem. Of voor niet aan een groep gekoppelde medewerker, opnieuw ‘handmatig’ in Basispoort. De volgende dag is deze medewerker bekend bij alle leveranciers waarvan de school producten of diensten afneemt.

In de leermiddelenketen is het LAS leidend

In de leermiddelenketen is onderling afgesproken om als bron voor gegevens over groepen, leerlingen en aan groepen gekoppelde leerkrachten, gebruik te maken van het Leerling Administratie Systeem van de school (LAS). Het LAS van de school heeft om bekostigingsdoeleinden ook een koppeling met DUO. De onderwijsinspectie eist van scholen een zorgvuldige registratie over de voortgang van de leerling. Ook dat vindt plaats in het LAS. Gegevens in het LAS zijn dus altijd actueel en accuraat en daarom de (enige) geschikte bron.

In de leermiddelenketennemen nemen Basispoort en haar koppelpartners uit het LAS ook de schoolstructuur over. Dus een school die voor verschillende locaties, verschillende administraties voert, wordt in de keten ook als verschillende scholen gezien. De leerkracht ziet bij de inlog in Basispoort dan ook verschillend lesmateriaal per school, als de scholen verschillend online educatief materiaal gebruiken. Als er een administratie gevoerd wordt waarbij er meerdere schoollocaties in 1 administratie zitten, ziet Basispoort dit als 1 school. Een leerkracht die dan op 2 schoollocaties lesgeeft, ziet in 1 overzicht de snelkoppelingen naar het lesmateriaal van beide scholen.

Veilig digitaal leren via het ECK-iD

Om de privacy van leerlingen beter te kunnen borgen en te zorgen dat er zo min mogelijk gegevens van leerlingen in verschillende systemen opgeslagen staan, heeft OCW het zogenaamde ECK iD in het leven geroepen. Dit is beschreven in De Wet pseudonimisering leerling-gegevens t.b.v. gebruik digitale leermiddelen. Meer hierover is te vinden op de website https://www.eck-id.nl/

In genoemde wet is het doel daarvan als volgt omschreven:
“Het ECK iD helpt scholen gegevensuitwisseling rond digitale leermiddelen aantoonbaar veilig te regelen. Gebruiken alle leveranciers in de ‘educatieve contentketen’ het ECK iD, dan kan de gegevensuitwisseling van school tot educatieve applicatie en ook weer terug met minder persoonsgegevens toe.”

De aanbieders van leerling-administratiesystemen (ParnasSys, Dotcomschool en ESIS), de Stichting Basispoort en haar koppelpartners zijn ver gevorderd om te regelen dat het ECK iD de enige uniforme identiteit is waarmee gebruikers in de leermiddelenketen worden geïdentificeerd. Het genereren van het ECK iD is in handen gegeven van een organisatie met als naam “Nummervoorziening”. Zij genereren voor leerlingen ECK iD’s, naar aanleiding van een aanvraag vanuit het LAS van de school. Dat ECK iD is gebaseerd op het PGN van de leerling en is het zelfde wanneer een leerling op meerdere scholen tegelijk les krijgt (leerarrangement of symbiose leerling). Ook bij een verhuizing blijft het ECK iD van de leerling gelijk. Het ECK iD wordt in de leermiddelen keten altijd gebruikt in combinatie met een identificerend schoolkenmerk. Als een leerling inderdaad op 2 scholen les krijgt is elk van die scholen afzonderlijk verantwoordelijk voor de geregistreerde resultaten en voortgang. Leerkrachten mogen en kunnen de resultaten die op een andere school zijn gemaakt niet inzien. Ook bij het identificeren van leerkrachten wordt het School iD meegenomen ter identificatie. Daarmee ziet de leerkracht dus alleen de gegevens die bij de betreffende school horen.

Microsoft Office365 en Google Workspace/GSuite

Stichting Basispoort ontvangt regelmatig vragen van schoolbesturen of ICT-coördinatoren over de mogelijkheid van een koppeling tussen Office 365 of Google Workspace (voormalig GSuite) en Basispoort. Hieronder wordt uitgelegd waarom Basispoort deze verzoeken niet kan honoreren. Veel scholen en besturen maken gebruik van Office 365 of van Google Workspace om in te loggen op de netwerkomgeving van de school. Jammer genoeg hebben deze aanbieders niet het Privacy convenant ondertekend. De identiteiten die door Microsoft en Google worden gegenereerd, zijn andere identiteiten dan waarvan OCW heeft aangegeven dat die in de leermiddelenketen gebruikt dienen te worden. Microsoft en Google kennen ook het ECK iD niet.

Netwerkleveranciers

Hier komt de rol van de netwerkleveranciers in beeld. Zij lezen (na toestemming door de school in Basispoort) de leerling, groeps- en leerkrachtgegevens uit Basispoort in. En zorgen voor de koppeling van de gebruiker aan de Office365 of GSuite identiteit. Zij faciliteren daarmee dat de leermiddelenketen kan werken volgens de eisen van OCW en maken het direct mogelijk dat alleen die gebruikers die gebruik zouden mogen maken van de leermiddelenketen, daar toegang toe hebben.

Het koppelen van Basispoort identiteiten aan de Microsoft of Google identiteiten is een zeer secure aangelegenheid, aangezien het gaat om inzicht in persoonsgegevens en voortgang van leerlingen. Daarom worden er eisen gesteld voordat een netwerkleverancier aangesloten wordt aan Basispoort. De netwerkleverancier moet:
• een professionele organisatie zijn met een vestiging in Nederland;
• een professionele helpdesk hebben voor gebruikersondersteuning;
• een inlogportaal bieden voor zowel leerlingen als leerkrachten;
• een laagdrempelige inlog mogelijk maken, bijvoorbeeld o.b.v. plaatjes voor onderbouwleerlingen die nog niet kunnen lezen;
• een correcte koppeling faciliteren tussen bestuur en onderliggende scholen, zodat een leerkracht op verschillende scholen correct wordt geïdentificeerd;
• een securitytest succesvol doorstaan, afgenomen door een extern beveiligingsbedrijf;
• zich verplichten toekomstige (wettelijke) ketenwijzigingen ook in hun omgeving door te voeren.

Zo maakt de school veilig en gemakkelijk gebruik van Basispoort

Stichting Basispoort is, dit alles in ogenschouw nemende, van mening dat de bestaande aan Basispoort gekoppelde netwerkomgevingen voldoende mogelijkheden bieden om de koppeling tussen Office365 of GSuite professioneel, veilig en met inachtneming van alle eisen die voortvloeien uit het Privacy Convenant, te regelen. Het grootste deel van de aan Basispoort gekoppelde scholen maakt in de praktijk ook gebruik van een netwerkomgeving om dit te regelen. Daarnaast blijft Basispoort een rechtstreekse inlog aanbieden voor scholen die geen gebruik willen of kunnen maken van een netwerkomgeving. Netwerkaanbieders met interesse in een koppeling met Basispoort kunnen via info@basispoort.nl te allen tijde contact opnemen over de voorwaarden.

Kan een leerkracht inloggen als leerling?

Dat is niet mogelijk omdat een leerkracht een andere rol heeft en er aparte leerling- en leerkrachtsoftware bestaat. Inloggen in de rol van leerling bij Basispoort is voor de leerkracht niet mogelijk. Leerkrachten hebben toegang tot alle (leerkracht) software waarvoor bij uitgeverijen voor hun groep licenties bestaan. Als die software ook een ingang heeft voor de leerkracht, kan de leerkracht ook de leerling software zien. Dat wordt door de uitgeverij bepaald en kan per uitgeverij en per methode verschillen. Leerlingen hebben alleen toegang tot de leerling software van die uitgeverijen. Leerlingen zien thuis de zelfde software snelkoppelingen als op school. Voor alle software geldt dat die in de uitgeverij-omgeving (!) door de leerkracht of ICT-coördinator moet zijn gekoppeld aan de juiste groep(en). Dat is meestal een eenmalige handeling aan het begin van het schooljaar. Bij sommige uitgeverijen (niet bij alle) wordt die koppeling automatische gelegd door de uitgeverij.

Systeemvereisten gebruik Basispoort

Basispoort hanteert als uitgangspunt dat het Basispoort inlogplatform alle in het primair onderwijs gangbare besturingssystemen en browsers ondersteunt. Op dit moment zijn dit:

• Besturingssystemen: Microsoft, Chrome, Apple iOS en Android.
• Browsers: Edge, Chrome en Safari.

Browsers en besturingssystemen horen voorzien te zijn van de laatste updates behorende bij die versie. Stichting Basispoort ondersteunt alleen versies van besturingssystemen en browsers, die ook door de leveranciers nog volledig worden ondersteund.

Internettoegang

Voor internettoegang wordt geadviseerd een zakelijke aansluiting te gebruiken met een vast IP-adres. Een zakelijke aansluiting heeft meer ‘upload’ capaciteit, dan een normale aansluiting. De bandbreedte van de verbinding moet voldoende zijn voor het aantal leerlingen. De vuistregel is een ‘download’ capaciteit van 3Mbps per simultane gebruiker (leerkracht/leerling).

Uitgeverssoftware:

Voor individuele software van uitgeverijen kunnen afwijkende eisen gelden. Raadpleeg daarvoor de informatie op de (methode)site(s) van de uitgeverijen. Of de informatie die bij de aanschaf van een licentie door de uitgeverij aan de school is/wordt verstrekt.

Overige uitzonderingen

Stichting Basispoort kan geen verantwoordelijkheid dragen voor situaties waarin een school (andere) software gebruikt die de (toegangs)processen verstoren tussen de gebruiker (leerling/leerkracht) en Basispoort of tussen Basispoort en haar partners. De verantwoordelijkheid in dat soort situaties berust alleen bij de school.

Stichting Basispoort volgt beveiligingsrichtlijnen van de Nederlandse overheid. Die kunnen ertoe leiden dat Basispoort verplicht is beveiligingsaanpassingen te doen, met gevolgen voor de ondersteuning van bepaalde versies van boven genoemde besturingssystemen en browsers.

Cito-E-afname

Tijdens de E-afname is het voor leerlingen niet meer mogelijk om buiten de school toetsen af te nemen. Cito bepaalt aan de hand van de gegevens in Basispoort of een
afname binnen of buiten de school gedaan wordt. Het is daarom essentieel om te controleren of de instellingen juist staan. Klik hier voor de instructie daarvoor. Voor vragen hierover bel Cito op 026 352 11 11. Of mail Cito via klantenservice@cito.nl