Home - Vraag & antwoord -
Multi factor authenticatie
Basispoort verwerkt, met toestemming van de school, een beperkte set persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers. Alleen namen en groepstoewijzingen en voor medewerkers het email-adres. Een schoolmedewerker kan bij uitgeverijen voortgang en leerresultaten inzien. Voor extra veiligheid is het daarom beter om medewerkers bij Basispoort in te laten loggen via Multi Factor Authenticatie of MFA.
Klik hier voor de video met uitleg over het ‘instellen en gebruiken van MFA/twee factor authenticatie’
MFA: betere bescherming persoonsgegevens.
Multi Factor Authenticatie (MFA) is een extra beveiligingsstap bij inloggen. Basispoort biedt scholen de mogelijkheid aan om leerkrachten en beheerders (rol van ‘ICT-Coördinator’ bij Basispoort) veilig in te laten loggen via MFA. Als verwerker van persoonsgegevens heeft Basispoort ook een zorgplicht m.b.t. de privacywetgeving. ICT-coördinatoren kunnen (anders dan de overige medewerkers) in Basispoort de basisgegevens van alle leerlingen en medewerkers inzien – en vaak ook wijzigen. Vanuit publiek-private ketenorganisaties zoals Edu-V, wordt geadviseerd MFA te verplichten.
ICT-coördinator
Het activeren van MFA voor de schoolmedewerkers is een taak voor ICT-coördinator. MFA staat bij alleen voor ICT-coördinatoren standaard ‘aan’. Bij het inloggen met een MFA-Token, blijft de MFA sessie 2 weken geldig! De handeling hoeft dus niet ieder uur of iedere dag herhaald te worden.
Schoolmedewerkers
MFA zou eigenlijk óók verplicht moeten zijn voor leerkrachten en onderwijsmedewerkers. Omdat niet zeker is of dit kan, zonder operationele (inlog)problemen voor leerkrachten, laat Basispoort deze keuze vooralsnog aan de school. Dringend advies aan iedere school is om MFA voor iedere medewerker wel verplicht te stellen. Want ook leerkrachten hebben ‘via Basispoort’ toegang tot ‘gevoelige applicaties’. Zoals omgevingen van de landelijke toets-aanbieders (zoals Cito, Diataal en Bureau ICE). En het is simpel: de ICT-coördinator, stelt MFA ‘voor alle medewerkers’ van de school in twee klikken in! Basispoort neemt haar verantwoordelijkheid voor de veiligheid van vertrouwelijke gegevens van leerlingen en leerkrachten. Basispoort doet een beroep op iedere school om dat ook te doen! Als MFA voor een school wordt ingesteld, geldt dit in één keer voor alle medewerkers van de school. MFA geldt nooit voor leerlingen! Hoewel ernstig afgeraden, kan MFA na een eerste keer inloggen ‘uitgezet’ worden. Daarmee kiest de school dan wel bewust voor een lagere dataveiligheid! Basispoort ‘logt’ overigens het ‘uitzetten’ van MFA door de schoolbeheerder.
Leerlingen
MFA geldt nooit voor leerlingen!
Authenticator app
Let op: schoolmedewerkers hebben een mobiele telefoon nodig, met een ‘authenticator app’ of andere mogelijkheid om een code te genereren, voor de tweede inlogstap. De meeste authenticator-apps hanteren een spatie tussen de 2×3 cijfers. Vul in het Basispoort scherm niet die spaties in, maar alleen de code, bestaande uit 6 opeenvolgende cijfers.
MFA token bewaren
Het is vervelend als bij elke inlog het MFA token opnieuw moet worden ingevuld. Met de optie ‘vertrouw dit apparaat’ bij het inloggen, kan gezorgd worden dat een MFA token 14 dagen geldig blijft. Het is wel noodzakelijk dat de browser dit ook toestaat. Dit kan bij Edge en Chrome worden ingesteld.
Edge browser ==> edge://settings/content/siteData
Chrome browser ==> chrome://settings/content/siteData
Selecteer daar de de setting: ‘Toestaan dat sites gegevens opslaan op je apparaat’
Antwoorden op mogelijke vragen
Probleem met MFA?
Heeft een leerkracht problemen met inloggen via Multi Factor Authenticatie (MFA)? Bijvoorbeeld omdat hij/zij een nieuwe/andere andere telefoon gebruikt, dan dient de MFA-code vernieuwd te worden. De ICT-coördinator die namens de school het Basispoort account beheert, kan dat zelf doen. Ga naar ‘Beheer-Medewerkers’ en klik vervolgens op de naam van de medewerker’. Klik daarna op de knop ‘reset token’, rechts bovenin het scherm bij de betreffende medewerker.
MFA en identiteit MS Office 365 of Google Workspace
Basispoort heeft geen rechtstreekse koppeling met de identiteiten van MS Office 365 of Google Workspace. Wel kan een aan Basispoort gekoppelde netwerkomgeving de koppeling tussen die omgevingen en Basispoort regelen. Dan volgt de school het inlogprotocol van de netwerkleverancier. Het is dan wel mogelijk dat de netwerkleverancier een MFA optie heeft of de MFA logica kan overnemen van Google of Microsoft. De netwerkleverancier kan dan ook weer doorgeven aan Basispoort of een gebruiker inderdaad MFA heeft gebruikt om in te loggen.
MFA en inloggen vanuit een aan Basispoort gekoppelde netwerkaanbieder
Er hoeft niet apart met MFA ingelogd worden in Basispoort als er gebruik gemaakt wordt van een portaal van een aangesloten netwerkaanbieder. De MFA wordt dan al in dat portaal geregeld. Zie het overzicht van de aan Basispoort gekoppelde netwerkomgevingen.
