Home - Vraag & antwoord -
Verwerkersovereenkomst
Basispoort biedt een gepersonaliseerde, ‘single-sign-on toegangsdienst’ (SSO) voor digitale leermaterialen. Beschikbaar voor alle leerlingen, leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers in het PO. Daarvoor verwerkt Basispoort een aantal persoonsgegevens. Basispoort informeert (besturen van) scholen duidelijk over de wijze waarop wij persoonsgegevens opslaan en gebruiken. Dat alles is vastgelegd in de Basispoort Verwerkersovereenkomst.
Basispoort en de AVG
Basispoort voldoet aan alle wettelijke vereisten en beveiligingsnormen m.b.t. privacy. Sivon heeft dit in 2024 bevestigd middels een audit. En herbevestigd in 2026. Het toetsrapport is te downloaden bij de “Kennisnet Dienst Verwerkersovereenkomsten”.
Klik hier voor alle informatie over Basispoort en privacy.
Verwerkersovereenkomst
Bij het gebruik van Basispoort diensten door de school is het afsluiten van een verwerkersovereenkomst verplicht. Die overeenkomst dekt de verwerking van persoonsgegevens voor (alleen) de Basispoort-toegangsdiensten. Het ondertekenen daarvan is de verantwoordelijkheid van de school, maar dient op bestuursniveau te gebeuren. Dat kan alleen via de Kennisnet Dienst Verwerkersovereenkomsten. Het schoolbestuur kan daar inloggen zien of de Basispoort verwerkersovereenkomst al is ondertekend. En dit zo nodig alsnog doen.
Klik hier voor de video over de Kennisnet Dienst Verwerkersovereenkomsten.
Beoordelen & ondertekenen van de Basispoort verwerkersovereenkomst door het schoolbestuur gaat als volgt:
- Registreer het e-mailadres van het schoolbestuur op correcte wijze in RIO bij ‘contactgegevens onderwijsbestuur’. Meer info.
- Op dat mailadres ontvangt het bestuur bericht, zodra er een verwerkersovereenkomst ter ondertekening klaarstaat.
- Richt e-Herkenning in voor de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Meer info.
- Zoek bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten naar de Basispoort Verwerkersovereenkomst.
Volg de instructies in het scherm. Zijn er vragen over de overeenkomst, mail deze dan aan info@basispoort.nl. Vermeldt daarbij de naam en het bekostigingsnummer van uw bestuur.
Het kan voorkomen dat de Verwerkersovereenkomst wordt geactualiseerd. Bijvoorbeeld bij juridische veranderingen. De overeenkomst moet dan opnieuw ondertekend worden. Het schoolbestuur ontvangt daarover in dat geval bericht van Basispoort op het bij RIO bekende mailadres van het bestuur.
De Basispoort verwerkersovereenkomst dekt alleen de verwerking van persoonsgegevens voor de Basispoort toegangsdienst. Voor het gebruik van diensten van uitgeverijen en netwerkleveranciers achter Basispoort en Esis en Parnassys, dient het schoolbestuur per leverancier een aparte verwerkersovereenkomst af te sluiten.
Antwoorden op mogelijke vragen
Privacyverklaring
Klik hier voor uitleg
ECK-iD en dataminimalisering
Klik hier voor uitleg.
Privacy checklist
Privacy van leerlingen is onze gezamenlijke verantwoordelijkheid. Check het volgende:
- Sluit een een school, meld dit dan z.s.m. via help@basispoort.nl en bij de verschillende leveranciers. Persoonsgegevens die niet langer in de keten horen, kunnen zo verwijderd worden. Basispoort kan bij de sluiting van een school de gehele omgeving inactief maken.
- Controleer in Basispoort de koppelingen met uitgeverijen en netwerkleveranciers. Vink in het schoolaccount uitgeverijen en netwerkleveranciers AAN als de school producten of diensten van hen gebruikt. Vink deze UIT, als dat niet (meer) het geval is.
- Controleer of handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog aan de school verbonden zijn. Verwijder hen als ze niet meer werkzaam zijn.
- Controleer of de ‘einddatum’ van handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog klopt.
Pas aan waar nodig!
- Controleer of het emailadres van handmatig in Basispoort aangemaakte medewerkers nog klopt.
Pas aan waar nodig!
- Controleer IP-nummers van de schoollocatie(s). Verwijder in Basispoort voor de zekerheid alle (oude) IP-nummers. Vul in Basispoort alleen het actuele IP-nummer (of -nummers) in.
- Laat schoolmedewerkers regelmatig hun Basispoort wachtwoord vernieuwen.
Verwijderen Basispoort accounts
Basispoort verwijdert alle medewerker-accounts die 3 maanden de status ‘inactief’ hebben. De privacywetgeving schrijft voor persoonsgegevens niet langer te mogen opslaan dan noodzakelijk, voor het gebruik van onze diensten. Is het account van een leerkracht of onderwijsondersteunende medewerker verwijderd, maar de medewerker heeft deze weer nodig? Maak de leerkracht dan opnieuw aan in het leerling administratie systeem. Of voor niet aan een groep gekoppelde medewerker, opnieuw ‘handmatig’ in Basispoort. De volgende dag is deze medewerker bekend bij alle leveranciers waarvan de school producten of diensten afneemt.
Bij wie kan ik terecht met welke vragen?
Basispoort regelt alleen toegang tot uitgeverssoftware. Neem voor vragen over het gebruik van het leerling administratie systeem (LAS) of het gebruik van een schoolnetwerkomgeving, altijd contact op met de leverancier(s) daarvan. Neem voor vragen over software altijd contact op met de betreffende uitgeverij. Ook in het geval bij Basispoort niet alle software te zien is, terwijl de school wel een licentie heeft. Medewerkers van Basispoort kunnen niet helpen met het bestellen en koppelen van software aan leerkrachten of groepen leerlingen.
Klik hier voor informatie over de Stichting Basispoort en links naar helpvideo’s en documenten.
Klik hier voor contact met Stichting Basispoort of de helpdesk.
