Home - Vraag & antwoord -
Fusie, sluiting, BRIN-wijziging
Fuseert je school met één of meer andere scholen? Of splitst je school zich op in twee of meer locaties? Dan veranderen waarschijnlijk de BRIN- en/of locatie-codes. Omdat het toekennen van een nieuwe BRIN-/locatie-code door DUO enige tijd kan duren, is het belangrijk dat een ophanden zijnde fusie zo vroeg mogelijk bij DUO wordt gemeld. Informeer in alle situaties ook zo snel mogelijk de Basispoort helpdesk. Wat doe ik als mijn school fuseert, zich opsplitst of sluit of wanneer het BRIN wijzigt?
Fusie of samenvoeging
Let op: ook het samenvoegen van 2 schooladministraties wordt als een ‘fusie’ gezien.
Bij een samenvoeging (fusie) van 2 scholen, kent Basispoort twee varianten:
- BRIN-code wijziging/administratieve samenvoeging:
De school verandert van BRIN-code en gaat verder als ‘dependance’ van de andere school. De administraties worden niet samengevoegd. Hierbij is het belangrijk dat de leerling administratie en Basispoort worden geïnformeerd over de verandering van de BRIN code van die school. Dit is onder andere nodig voor de automatische koppeling. In Basispoort wordt daarbij ook de BRIN-code verandert, er hoeft geen nieuwe school aangevraagd te worden. De resultaten en voortgang bij de uitgevers, blijven hierbij behouden.
Klik hier voor de video over ‘wat te doen als het BRIN van de school wijzigt’ (juni 24)
- Fusie van administraties:
De leerlingen uit één schooladministratie worden overgenomen in de administratie van de andere school. Bij de 1e variant kan BRIN-code wijziging direct door de Basispoort helpdesk doorgevoerd worden. Speelt de 2e variant? Vraag bij onze helpdesk het ‘fusieformulier’ aan, vul dit in en mail dit naar de helpdesk.
Bij de 2e variant houden leerlingen, mits het juiste proces gevolgd, hun Basispoort inloggegevens. En blijft ook bij uitgeverijen hun leerhistorie behouden. Wordt de fusie bij Basispoort niet correct verwerkt, dan is achteraf corrigeren NIET mogelijk. Leerlingen krijgen dan nieuwe inloggegevens en leerhistorie bij uitgeverijen kan dan niet meer aan deze nieuwe inloggegevens worden gekoppeld. De belangrijkste actie hier is dat de koppeling met het LAS in Basispoort tijdelijk op ‘handmatig’ gezet wordt voor beide scholen, zodat de fusie in Basispoort, zodra deze in het LAS is doorgevoerd, ook correct in Basispoort kan worden doorgevoerd. Bij een Fusie in Basispoort, worden de leerlingen van de ene school (inactief) toegevoegd aan de andere school. Die leerlingen mogen op dat moment dus nog niet in de nieuwe school aanwezig zijn. Pas als de leerlingen ook in de schooladministratie zijn overgezet, kan de automatische koppeling weer aangezet worden. Deze inactieve leerlingen worden weer actief in de ‘nieuwe’ schoolomgeving.
Klik hier voor de video hoe een scholenfusie in Basispoort correct verwerkt wordt.
Raadpleeg ook de Handleiding en stappenplan voor scholen die fuseren.
Splitsing
Bij een splitsing van een school-locatie vervallen bij uitgeverijen vastgelegde voortgang en leerresultaten van de leerlingen die uit die school ‘verhuizen’!
Als de school en daarmee ook de schooladministratie opsplitst, zijn bij uitgeverijen geregistreerde leerresultaten van leerlingen die naar de nieuwe administratie gaan, dus niet te behouden. Zorg in dat geval dat de resultaten (tenminste ook) zijn vastgelegd in de eigen administratie of die van het administratiesysteem, voordat de splitsing bij Basispoort administratief wordt verwerkt. Voor de nieuwe school-locatie dient een nieuw Basispoort account te worden ingericht en te worden gekoppeld aan de administratie van de nieuwe locatie. Er moet voor de nieuwe locatie een nieuw Basispoort-account ingericht worden. Neem in alle gevallen contact op met de Basispoort helpdesk.
Schoolsluiting
Sluit een school, dan gaan de leerlingen en medewerkers meestal over naar een andere school. Dan is het zaak het Basispoort account van de school(locatie) die stopt te deactiveren. Daarmee worden ook de daar opgeslagen persoonsgegevens conform de eisen en termijn die de privacywetgeving daaraan stelt verwijderd. Basispoort controleert zelf ook of schoolomgevingen nog actief gebruikt worden. Echter pas als een omgeving meer dan een jaar niet meer gebruikt wordt, wordt deze pas inactief gezet. Basispoort behoudt dus bij een niet gemelde sluiting de gegevens onnodig lang. Meld het daarom!
Klik hier voor de video hoe een Basispoort account van een school correct wordt opgezegd.
Verwijderen Basispoort accounts
Basispoort verwijdert alle medewerker-accounts die 3 maanden de status ‘inactief’ hebben. De privacywetgeving schrijft voor persoonsgegevens niet langer te mogen opslaan dan noodzakelijk, voor het gebruik van onze diensten. Is het account van een leerkracht of onderwijsondersteunende medewerker verwijderd, maar de medewerker heeft deze weer nodig? Maak de leerkracht dan opnieuw aan in het leerling administratie systeem. Of voor niet aan een groep gekoppelde medewerker, opnieuw ‘handmatig’ in Basispoort. De volgende dag is deze medewerker bekend bij alle leveranciers waarvan de school producten of diensten afneemt.
Bij wie kan ik terecht met welke vragen?
Basispoort regelt alleen toegang tot uitgeverssoftware. Neem voor vragen over het gebruik van het leerling administratie systeem (LAS) of het gebruik van een schoolnetwerkomgeving, altijd contact op met de leverancier(s) daarvan. Neem voor vragen over software altijd contact op met de betreffende uitgeverij. Ook in het geval bij Basispoort niet alle software te zien is, terwijl de school wel een licentie heeft. Medewerkers van Basispoort kunnen niet helpen met het bestellen en koppelen van software aan leerkrachten of groepen leerlingen.
Klik hier voor informatie over de Stichting Basispoort en links naar helpvideo’s en documenten.
Klik hier voor contact met Stichting Basispoort of de helpdesk.
