Importeren leerlingen, leerkrachten en groepen

Inrichten & beheren van het Basispoort account voor een school

Klik hier voor de video hoe de ICT-coördinator het Basispoort account voor een school inricht en up-to-date houdt.

Klik hier als een nieuwe Basispoort omgeving aangevraagd moet worden.

Koppeling met leerling administratiesysteem (LAS) en automatische import

Basispoort importeert (voor scholen waarbij de automatische LAS-koppeling met Basispoort ‘aanstaat’) iedere nacht automatisch het actuele bestand met groepen, leerlingen daarin en aan deze groepen gekoppelde leerkrachten. Zijn er na die nachtelijke LAS-import wijzigingen in het LAS, dan worden die ‘automatisch’ de volgende kalenderdag door Basispoort geïmporteerd. Als ICT-coördinator is het mogelijk die LAS-import zelf overdag nogmaals te doen. Hiervoor moet:

• de BRIN-code in het LAS gelijk zijn aan de BRIN-code die door de school in Basispoort is geplaatst;
• in het LAS toestemming gegeven worden aan Basispoort, om data te mogen ophalen.

Handmatige import schoolgegevens

Als er een LAS gebruikt wordt, is het verstandig gebruik te maken van de optie ‘automatische koppeling’. Voor Basisscholen buiten Nederland en onderwijsinstellingen die geen gebruik kunnen maken van een LAS zoals Parnassys of Esis, kunnen schooldata ook niet geautomatiseerd worden opgehaald. Dat geldt ook voor RT-praktijken, peuterspeelzalen en pabo’s. Groepen, leerkrachten en leerlingen moeten dan op een handmatige wijze worden geïmporteerd in hun Basispoort account. Eenmalig, bij de start. En iedere keer, als er wijzigingen zijn. De Basispoort XML-Maker is een tool voor scholen die hun schooladministratie niet rechtstreeks kunnen koppelen aan Basispoort. De ‘Basispoort XML-Maker is een online applicatie, te gebruiken vanaf deze help-pagina. Hiermee kan een XML-bestand worden gegenereerd in het UWLR format. Dat is het format dat kan worden ingelezen in Basispoort, als een automatische koppeling met een Nederlands LAS onmogelijk is.

Klik hier voor de video hoe de ICT-coördinator een handmatige import van schoolgegevens doet m.b.v. de XML-Maker.

Extra rollen voor medewerkers

Basispoort kent ‘speciale’ rollen voor de ICT-coördinator, IB’er, de RT’er, invalkracht en de stagiaire. Basispoort kan hun gegevens niet overhalen uit de schooladministratie (LAS). De ICT-coördinator kan functionarissen in deze rol alleen maar handmatig invoeren in Basispoort. Of bestaande leerkrachten in Basispoort een extra rol toewijzen.

Overdag LAS wijzigingen importeren bij Basispoort?

Basispoort importeert automatisch iedere nacht het actuele bestand met groepen, leerlingen daarin en aan deze groepen gekoppelde leerkrachten. Zijn er na die nachtelijke LAS-import wijzigingen in het LAS, dan worden die ‘automatisch’ pas de volgende dag door Basispoort geïmporteerd. De ICT-coördinator (beheerder van het Basispoort-account van de school) kan die LAS-import zelf op ieder moment (nogmaals) te doen. Log in bij Basispoort en ga naar ‘Beheer’ en dan naar ‘Importeren’. Klik vervolgens op ‘Importeer vanuit LAS’.

Uitleg over veel voorkomende fouten bij de automatische import zijn onder aan deze pagina te vinden.

Nieuwe leerling of leerkracht direct toegang geven tot software?

Hou er rekening mee dat bij een handmatig gestart LAS synchronisatie alleen de gegevens in Basispoort bijgewerkt zijn. De uitgevers en netwerkleveranciers halen de gegevens die nacht pas op. Sommige uitgeverijen/netwerkleveranciers kunnen (op verzoek) ook overdag een nieuwe import uitvoeren van de nieuwe gegevens uit Basispoort. Als ze dat faciliteren, kunnen nieuwe leerlingen/leerkrachten wel dezelfde dag nog toegang krijgen. Als dit speelt, neem dan contact op met de helpdesk of klantenservice van deze uitgeverij/netwerkleverancier.

In de leermiddelenketen is het LAS leidend

In de leermiddelenketen is onderling afgesproken om als bron voor gegevens over groepen, leerlingen en aan groepen gekoppelde leerkrachten, gebruik te maken van het Leerling Administratie Systeem van de school (LAS). Het LAS van de school heeft om bekostigingsdoeleinden ook een koppeling met DUO. De onderwijsinspectie eist van scholen een zorgvuldige registratie over de voortgang van de leerling. Ook dat vindt plaats in het LAS. Gegevens in het LAS zijn dus altijd actueel en accuraat en daarom de (enige) geschikte bron.

In de leermiddelenketennemen nemen Basispoort en haar koppelpartners uit het LAS ook de schoolstructuur over. Dus een school die voor verschillende locaties, verschillende administraties voert, wordt in de keten ook als verschillende scholen gezien. De leerkracht ziet bij de inlog in Basispoort dan ook verschillend lesmateriaal per school, als de scholen verschillend online educatief materiaal gebruiken. Als er een administratie gevoerd wordt waarbij er meerdere schoollocaties in 1 administratie zitten, ziet Basispoort dit als 1 school. Een leerkracht die op 2 schoollocaties lesgeeft, ziet in 1 overzicht de snelkoppelingen naar het lesmateriaal van beide scholen.

Overzicht rollen in Basispoort

Rollen en rechten in Basispoort

Basispoort kent voor ‘gebruikers’ van het schoolaccount verschillende ‘rollen’. Welke rechten je hebt, dus wat je kan en mag zien en doen verschilt per rol.

• ICT-coördinator: kan alle groepen zien en heeft daarop dezelfde rechten als de groepsleerkracht. De ICT-coördinator kan alle instellingen beheren, incl. het medewerkersbeheer.
• IB’er/RT’er: kan alle groepen zien en heeft daarop dezelfde rechten als de groepsleerkracht.
• Leerkracht: heeft toegang tot alle groepen waaraan het in het LAS is toegewezen. Het kan de wachtwoorden van leerlingen beheren.
• Invalkracht: heeft toegang tot de groep waaraan het in het Basispoort is toegewezen en heeft daarop dezelfde rechten als de groepsleerkracht.
• Stagiair: heeft toegang tot alle groepen waaraan het binnen Basispoort is toegewezen en heeft daarop dezelfde rechten als de groepsleerkracht.

Rollen en rechten bij uitgeverijen

Uitgeverijen bepalend de toegang tot hun software. Meestal krijgt medewerkers dezelfde lesmethodes en krijgt dezelfde rechten als de reguliere groepsleerkracht. Uitgevers bepalen de toegang en rechten tot hun lesmethodes, waarmee de rechten beperkter kunnen zijn of zelfs helemaal niet de rechten krijgt, die het in Basispoort wel heeft. Dit beleid wordt door de betreffende uitgever gemaakt. Basispoort heeft daarin slechts een adviserende rol.

Let op:

• Stagiairs werken vaak alleen voor een snuffelstage op school. Bij uitgeverijen mogen zij vaak geen leerresultaten inzien. Ook toets- en/of dashboard leveranciers kiezen er vaak voor om toegang voor stagiairs te blokkeren.
• Omdat remedial teacher en intern begeleider dezelfde rol hebben en soms slechts enkele leerlingen begeleiden, accepteren toets-leveranciers het meestal niet dat zij toegang zouden hebben  tot voortgangsresultaten van alle leerlingen.
• Sommige uitgeverijen ondersteunen de rol invalkracht niet.

Aanmaken accounts

ICT-coördinator

Bij het aanvragen van een schoolaccount geeft de school door wie de primaire beheerder is. Deze wordt door de helpdesk van Basispoort ‘hard’ aangemaakt. E-mailadres is gebruikersnaam. Bij het aanmaken van het account voor school of instelling ontvangt de ‘beheerder’ een mail met link van Basispoort. Daarmee wordt een zelf te kiezen wachtwoord aangemaakt. Met de rechten van ICT-coördinator kan je nieuwe medewerkers aanmaken en leerkrachten extra rollen geven.  Je kan dus handmatig leerkrachten de rol en rechten geven van (mede) ICT-coördinator, of handmatig een geheel nieuwe ICT coördinator aanmaken. De rol van ICT-coördinator komt (anders dan die van leerkracht of leerling) nooit ‘automatisch’ mee vanuit het LAS van de school. Het vergt altijd een handmatige handeling. De eerste wordt aangemaakt door de Basispoort helpdesk. Opvolgende ICT coördinatoren door een reeds ‘bestaande ICT-coördinator’.

Rechten als ICT-coördinator?

ICT-coördinator is de rol met de meeste ‘rechten’ in het Basispoort account van de school. De ICT-coördinator kan het Basispoort account ‘beheren’. Doet de initiële instellingen en latere aanpassingen daarvan, zoals de koppeling met het LAS van de school, het selecteren van uitgeverijen en netwerkomgevingen waarvan de school gebruik maakt. Deze accepteert, daartoe gemandateerd door het schoolbestuur, ook de gebruiksvoorwaarden. Hoewel dat een keuze is van iedere uitgeverij zelf, heeft de ICT-coördinator in principe ook toegang tot alle leerling- en leerkrachtsoftware waarvoor de school een licentie heeft (de leerkracht alleen tot de software voor zijn of haar groep).

Leerkrachten en leerlingen

Basispoort accounts voor leerkrachten en leerlingen wordt automatisch aangemaakt bij het koppelen van het Basispoort account van de school aan de schooladministratie. Deze kunnen niet in Basispoort toegevoegd of verwijderd worden. Ook de groepskoppelingen komen uit het leerling adminstratie systeem.

Intern begeleider (IB) of Remedial teacher (RT)

In het medewerkers overzicht kan een ICT coördinator een leerkracht de aanvullende rol IB-er/RT-er maken. De ICT coördinator kan ook  handmatig een IB-er/RT-er ‘toevoegen’ aan het Basispoort account van de school.

Stagiair

In het medewerkers overzicht kan een ICT coördinator een leerkracht de aanvullende rol IB-er/RT-er maken. De ICT coördinator kan ook  handmatig een IB-er/RT-er ‘toevoegen’ aan het Basispoort account van de school.

Lio

De Leerkracht In Opleiding (LIO) die in 4e jaar van de Pabo een half jaar op school komt ‘stage lopen’ hoort door de school als reguliere (hoewel tijdelijke) leerkracht in het LAS van de school ingevoerd en aan de groep gekoppeld te worden. Op die manier krijgt deze LIO ‘van zelf’ een Basispoort account toegewezen. De LIO hoort dus niet als stagiaire opgevoerd te worden.  Aangezien de LIO als leerkracht wordt aangemaakt in het LAS heeft het dezelfde rechten bij Basispoort en bij de aan Basispoort gekoppelde uitgeverijen als de groepsleerkracht. Beëindigt de LIO de stageperiode, dan dient zijn of haar account in het LAS verwijderd te worden. Daags erna is dan ook het Basispoort account gedeactiveerd.

Invalkracht

Basispoort kent standaard per groep in het LAS van de school, een ‘anoniem’ account voor een invalleerkracht.  Op de dag van invallen kan dit ‘invalaccount’ worden geactiveerd door de ICT-coördinator door het invullen van een mailadres van betreffende persoon. Deze heeft dan per direct (niet pas een dag later) toegang. Gebruik GEEN invalaccounts vanuit het LAS. Maar altijd de standaard aangemaakte invalaccounts per groep in Basispoort. Die zijn direct actief. Nieuw aangemaakte invalaccounts vanuit het LAS zijn pas de volgende dag actief. Anonieme accounts (niet op naam) zijn vanwege de AVG-wetgeving niet toegestaan.

Klik in het scherm ‘Medewerkers’ rechtsboven in het pull down menu op ‘Inval’. Links in het scherm verschijnt dan een lijstje met ‘Invalkrachten’. Klik op het ‘pennetje’ achter de groep waarin de invaller aan de slag gaat. In het scherm dat dan verschijnt, dient onderin het mailadres van de invalkracht te worden ingevuld. Een invalaccount kan geactiveerd worden voor 2, 7 of 14 dagen. Na de klik op ‘Bewaren’ heeft de invalkracht direct toegang tot het groepsoverzicht van zijn of haar invalgroep en tot alle gekoppelde methodesoftware (gedurende de ingestelde periode). De ICT-coördinator kan het account op ieder moment deactiveren. Is toegang voor de invalkracht langer  gewenst, herhaal deze handeling dan na 14 dagen.

Staat een invalkracht langer voor de groep, dan is het aan te bevelen deze (tijdelijk) als groepsleerkracht aan te maken in het LAS. Dan krijgt de invaller (tijdelijk) een Basispoort-account ‘als reguliere leerkracht’. Dit geldt ook als een leerkracht voor langere tijd een andere groep les moet geven. Koppel die leerkracht dan in het LAS aan die groep.

Valt een bestaande leerkracht voor enkele dagen in, in een andere groep?

Ook dan kan de invalkrachtlogica gebruikt worden. Voer dan het email adres van die leerkracht in op het invalkracht account. De leerkracht moet opnieuw inloggen in Basispoort en kan dan kiezen voor het invalkracht account. 

Inval-leerkrachten die eventueel zijn aangemaakt in het LAS van de school, kan Basispoort niet apart herkennen. Maak een invalkracht dus altijd aan in Basispoort. 

Wat betekent het ‘vinkje’ voor de naam van een medewerker?

Voor die leerkracht is het Basispoort account ‘actief’. Deze medewerker heeft al een keer met het email adres op Basispoort ingelogd en heeft een nieuw wachtwoord aangemaakt. Staat er geen vinkje voor de naam? Dan is zijn of haar Basispoort account nog niet ‘geactiveerd’. Bij het gebruik van een netwerkomgeving hoeft een medewerker het Basispoort account niet te activeren, want de inlog verloopt via de netwerkomgeving. Omdat de medewerker geen wachtwoord in Basispoort heeft aangemaakt, heeft het dan ook geen vinkje voor de naam.

Wat ziet de leerkracht in het scherm ‘groepsoverzicht’?

• de naam van de groep (zoals in het LAS);
• de aan de groep gekoppelde leerkrachten (zoals in het LAS);
• de aan de groep gekoppelde leerlingen (zoals in het LAS);
• het leerlingplaatje en wachtwoord (of wachtwoordplaatje) van de leerling;
• de thuis login code waar mee de leerling thuis kan inloggen (met het zelfde wachtwoord als op school);
• knop waarmee inloggegevens (ook thuis login codes) kunnen worden geprint (om – altijd gescheiden – mee te geven aan de leerling);
• knop waarmee de thuis login code kan worden gemaild aan de ouders/verzorgers (als de school over een mailadres beschikt).

Achter de naam van de leerling:

• zijn of haar Basispoort wachtwoord (of wachtwoordplaatje);
• de code die hij/zijn nodig heeft om thuis te kunnen inloggen;
• een ‘bewerkknop’ die bij klikken detailinformatie toont over de instellingen voor  die leerling;
• een ‘slotje’  – toont als je er met de muis overheen gaat, of een leerling ‘ontgrendeld is’ (thuis-inlog geactiveerd).

Een nieuw schooljaar start op 1 augustus

Zorg er voor dat de schooladministratie compleet is en volledig is bijgewerkt. Zorg er ook voor dat het LAS voor de zomervakantie is ‘opgehoogd’ naar het nieuwe schooljaar. Dat betekent:

1. de administratie (LAS) is zover mogelijk is bijgewerkt: groepen, leerlingen en leerkrachten;
2. leerkrachten in het LAS hebben een uniek school-e-mailadres;
3. de BRIN-code en autorisatiesleutel in het LAS en bij Basispoort zijn gelijk;
4. fouten in de uitwisseling tussen het LAS en Basispoort zijn opgelost.

De schooladministraties hanteren 1 augustus als ‘harde’ overgangsdatum. Op die datum ontvangt Basispoort vanuit het LAS de nieuwe groepsindelingen met de daaraan gekoppelde leerkrachten en leerlingen. En via Basispoort krijgen ook alle gekoppelde uitgeverijen en netwerkaanbieders deze nieuwe informatie. Als het LAS niet op tijd is bijgewerkt voor het nieuwe schooljaar, krijgen leerkrachten en leerlingen in Basispoort de status ‘inactief’. Ze kunnen dan niet meer inloggen en hebben geen toegang meer tot hun lesmateriaal. Activeer het nieuwe schooljaar in het LAS dus zo vroeg mogelijk om problemen te voorkomen!

Is het in het LAS mogelijk maar 1 of enkele groepen over te zetten naar het nieuwe jaar (en de andere later)?

Check dan of de jaarovergang in het LAS wel voor alle groepen is doorgevoerd!

Edu-V koppeling met het leerling administratiesysteem 2026-2027

Vanaf najaar 2026 is het mogelijk om schoolgegevens vanuit Esis uit te wisselen volgens de Edu-V standaard. Dan kan bij Basispoort uit de lijst van leerling administratiesystemen Esis (Edu-V) geselecteerd worden. Naar verwacht zal dit vanuit ParnasSys vanaf het voorjaar 2027 mogelijk zijn. Inhoudelijk is er geen verschil tussen de oude en de nieuwe standaard.

Klik hier voor meer informatie over Edu-V.

Verwijderen van Basispoort accounts

Basispoort verwijdert alle medewerker-accounts die 3 maanden de status ‘inactief’ hebben. De privacywetgeving schrijft voor persoonsgegevens niet langer te mogen opslaan dan noodzakelijk, voor het gebruik van onze diensten. Is het account van een leerkracht of onderwijsondersteunende medewerker verwijderd, maar de medewerker heeft deze weer nodig? Maak de leerkracht dan opnieuw aan in het leerling administratie systeem. Of voor niet aan een groep gekoppelde medewerker, opnieuw ‘handmatig’ in Basispoort. De volgende dag is deze medewerker bekend bij alle leveranciers waarvan de school producten of diensten afneemt.

Veel voorkomende foutmeldingen bij de automatische import

Matching van leerlingen en leerkrachten

In een enkel geval zitten er leerlingen en/of leerkrachten in het nieuwe import bestand waarvan Basispoort zelf niet kan bepalen of het een nieuwe persoon betreft of een gebruiker die al in Basispoort aanwezig is.

Zie daarvoor de video met de uitleg.

Kies bij twijfel bij een leerling ALTIJD dat het een nieuwe gebruiker betreft. De voortgang en resultaten vervallen dan weliswaar bij de uitgevers, maar dat is beter dan dat er resultaten van een totaal andere (oud) leerling gekoppeld worden aan de leerling.

Klik hier voor de video over ‘het controleren van de laatste LAS-import’ (juni 24)

Dubbel e-mailadres leerkracht

Basispoort hanteert de regel dat een emailadres uniek is voor een persoon en daarom maar 1 keer binnen een school kan voorkomen. Binnen administratiesystemen is het wel mogelijk eenzelfde emailadres aan meerdere medewerkers te hangen. Bekijk in dat geval om welk email adres het gaat en zorg dat de administratie correct wordt bijgewerkt.

ECK-iD’s ontbreken

Er is besloten dat het ECK-iD de unieke identifier is in de leermiddelenketen. Eerder zaten in het import bestand wel ECK-iD’s gekoppeld aan de leerlingen, maar bij een nieuwe import niet meer. De oorzaak zit ALTIJD aan de zijde van de nummervoorziening. De verwerkersovereenkomst tussen de school en nummervoorziening ontbreekt of is niet meer geldig. De oorzaak kan zijn, dat de BRIN-code van de school is verandert of dat de school onder een ander bestuur is komen te hangen waarbij het nieuwe bestuur nog geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten met de nummervoorziening. De helpdesk kan deze foutmelding resetten zodat de import wel succesvol verloopt, echter verliest de gehele keten daarmee het gebruik van het ECK-iD.

Dubbele ECK-iD’s

Bij de import zijn 2 leerlingen ontdekt met een identieke ECK-iD. Een ECK-iD is gebaseerd op het het Burger Service Nummer (BSN) en daarmee uniek. Deze situatie zou niet voor mogen komen. Het betreft in alle gevallen een menselijke fout waarbij een verkeerd BSN bij een leerling is ingevuld in de schooladministratie. Dit komt vaak voor bij tweelingen, maar ook dat de ouders/verzorgers per ongeluk het BSN van zus of broer hebben ingevuld op het inschrijfformulier. De school administratie kan dit corrigeren. Basispoort kan eventueel bekijken om welke leerlingen het precies gaat. Stuur hiervoor een mail naar de helpdesk.

Aantal leerlingen is aanzienlijk lager

De melding dat het aantal leerlingen aanzienlijk lager is, is een veiligheidsmechanisme om te voorkomen dat vrijwel het gehele leerling bestand van een school gewist wordt. Het is een berekening met een percentage van 25%. Als er 25% reductie is van het aantal leerlingen, wordt deze melding gegeven. Neem contact op met de Basispoort helpdesk als dit wel klopt. Zij kunnen direct de foutmelding resetten zodat de import wel succesvol verloopt.

Basispoort koppeling en het DUO-scholenbestand

Basispoort hanteert voor scholen de officiële bij DUO bekende naam. Speciale vestigingen, zoals toets- en inspectielocaties, worden bij Basispoort handmatig beheerd. Mail een verzoek tot (naams)wijziging in Basispoort s.v.p. naar info@basispoort.nl Kloppen de officiële gegevens bij DUO niet, dan dienen deze bij DUO aangepast te worden!

Klik hier om gegevens te wijzigen bij DUO