Verwerkersovereenkomst?

Centrale Dienst Verwerkersovereenkomsten voor alle leveranciers aan scholen.

Van scholen die gebruik maken van softwaretoegang via Basispoort, verwerkt Basispoort een (zeer) beperkt aantal persoonsgegevens. Besturen van scholen zijn bij het gebruiken van Basispoort verplicht een verwerkersovereenkomst met Basispoort af te sluiten. Voor dit proces maakt Basispoort sinds mei 2023 gebruik van de Dienst Verwerkersovereenkomsten van Kennisnet.

Alle verwerkersovereenkomsten centraal aangeboden en beheerd.
In het portaal van de Dienst Verwerkersovereenkomsten ziet de beheerder namens het bestuur van de school, in één oogopslag, welke verwerkersovereenkomsten het schoolbestuur te ondertekenen heeft. En welke verwerkersovereenkomsten met welke leveranciers reeds zijn afgesloten via de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Dat maakt het schoolbesturen eenvoudiger om aan de AVG-verplichting te voldoen, waar het gaat om het gebruik van persoonsgegevens door leveranciers (zoals Basispoort, maar ook bijvoorbeeld uitgeverijen waarvan de school software gebruikt).

Wat moet u doen?
Basispoort biedt de Verwerkersovereenkomst voor onze diensten sinds mei 2023 alleen nog aan via de DV. Om deze te kunnen beoordelen en ondertekenen, dient een schoolbestuur vooraf twee dingen te doen:

1. Zorg dat het e-mailadres van uw schoolbestuur correct geregistreerd staat in RIO onder ‘contactgegevens onderwijsbestuur’. Hoe u dit doet, ziet u op https://rio-kennisbank.duo.nl/index.jsp Op dat e-mailadres ontvangt u namelijk een melding, als er een verwerkersovereenkomst voor u klaarstaat.
2. Richt e-Herkenning in voor de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Hoe u e-Herkenning aanvraagt en inricht, leest u op Kennisnet.nl
3. Wilt u een (nieuwe) verwerkersovereenkomst met Basispoort. Stuur dan een mail aan info@basispoort.nl Vermeldt de naam en het bekostigingsnummer van uw bestuur.

Basispoort zet vervolgens een verwerkersovereenkomst voor u klaar bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Om te controleren en te ondertekenen. U ontvangt daarvan automatisch een e-mail.  Scholen kunnen deze overeenkomst niet meer rechtstreeks afsluiten via de informatiesite van Basispoort.

Schoolbestuurder? Lees hier de relevante informatie!

Verder belangrijk:

Controleer bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten of uw school(bestuur) beschikt over een getekende, actuele overeenkomst. Door continue aanscherping van de privacywetgeving zijn daarin tot nu toe ieder jaar wel aanpassingen.

Meer informatie.
Alle verdere relevante informatie over de Dienst Verwerkersovereenkomsten vindt u op www.kennisnet.nl.