Overgang naar schooljaar 2019-2020

Binnenkort sluiten de schooldeuren. Op school verandert er altijd iets bij de jaarovergang. Leerlingen stromen in, verlaten de school of veranderen van jaargroep. Leerkrachten wisselen van groep of locatie. Uw school stopt met bepaalde software en start met andere. Misschien verandert uw school van LAS of school-netwerkomgeving, fuseert uw school of bent u nieuw als ICT-coördinator. Dit soort veranderingen hebben impact op het gebruik van Basispoort en de toegang tot digitaal lesmateriaal voor uw leerlingen en leerkrachten.

Voorkom opstartproblemen na de zomer en check hieronder of u wellicht iets moet doen.

belangrijkste aandachtspunten

Is uw leerling administratie klaar voor het nieuwe schooljaar?
  • Zorg er voor dat uw administratie in uw LAS (Parnassys, DotcomSchool, Esis, Eduscope) volledig en actueel is en liefst voor de vakantie overgezet naar het nieuwe schooljaar:
  • Leerlingen zijn overgeplaatst naar hun nieuwe groep en hebben de status ‘actief’
  • Nieuwe leerlingen zijn opgevoerd en vertrekkende leerlingen (groep 8) verwijderd;
  • Leerkrachten zijn gekoppeld aan hun nieuwe groep(en);
  • Leerkrachten hebben in het LAS een uniek school-e-mailadres;
  • In uw LAS staat voor uw school de correcte, door DUO/CFI afgegeven BRIN – locatiecode: 2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers. Basispoort herkent uw school(locatie) m.b.v. deze BRIN-code. Een niet-officiële BRIN-code kan door Basispoort niet worden herkend.
  • Het is bekend wie namens uw school coördinator is/zijn (wordt/worden) voor Basispoort.

Bij de meeste leerling administratie pakketten kan het nieuwe schooljaar nu al worden voorbereid (ophogen, jaarovergang, migratie). In de meeste pakketten krijgen de nieuwe indelingen als startdatum 1-8-2019. De nieuwe groepen worden dan op deze datum actief. Heeft uw leerling administratie een ‘automatische koppeling’ met Basispoort, dan worden op die datum de nieuwe groepsindelingen ook automatisch naar Basispoort verstuurd. Maakt u gebruik van de ‘handmatige import’ van groepsgegevens? Zorg dan dat uiterlijk 1 dag voor de 1e schooldag het nieuwe bestand bij Basispoort is geïmporteerd. 

Wat moet ik doen als een van mijn scholen fuseert of zich opsplitst?
Fuseert uw school deze zomer met één of meer andere scholen, of splitst uw school zich in twee of meer locaties? Dan veranderen waarschijnlijk de BRIN-/locatiecodes.
Download dit stappenplan en volg de instructies!

Andere BRIN-codes
Om na een fusie of splitsing van Basispoort gebruik te kunnen maken, moeten in uw leerling administratie systeem de nieuwe, formele BRIN-/locatiecodes zijn ingevoerd. Omdat het toekennen van een nieuwe BRIN-/locatiecode door DUO/CFI enige tijd kan duren, is het belangrijk dat u een ophanden zijnde fusie daar zo vroeg mogelijk meldt. Van DUO/CFI dient u voor de start van het schooljaar te vernemen onder welke BRIN-/locatiecode de ‘fusieschool’ of de gesplitste locaties verder gaan. 

Leerresultaten veilig stellen
Vaak worden in methode-software van uitgeverijen leerresultaten van uw leerlingen opgeslagen. Deze resultaten blijven bij een fusie van scholen alleen behouden wanneer het fusieproces bij Basispoort administratief correct verwerkt wordt. Anders kunnen deze in de database van de methode, bij uitgeverijen verloren gaan.

Automatische koppeling uitzetten
Indien er een fusie plaats gaat vinden is het verstandig vooraf om de automatische koppeling met het LAS systeem uit te zetten, totdat de fusie geheel is afgerond in het LAS systeem en bij Basispoort en haar partners. Alleen op die wijze kan worden gezorgd dat leerresultaten behouden blijven bij uitgevers. Fuseert uw school met een andere school en worden de  administraties van beide scholen samengevoegd, neem dan z.s.m. vooraf contact op met onze centrale helpdesk om de administratieve verwerking bij Basispoort en haar partners goed te regelen.   

Splitsen
Als uw school en daarmee ook de schooladministratie opsplitst, dan zijn eerder bij uitgeverijen geregistreerde leerresultaten van leerlingen die naar de nieuwe administratie gaan, helaas niet te behouden. Zorg in dat geval dat u de resultaten heeft vastgelegd in uw eigen administratie, voor de splitsing bij Basispoort administratief wordt verwerkt.   

Hoe controleert de leerkracht of zijn/haar Basispoort account werkt?

Leerkrachten kunnen zelf controleren of hun Basispoort inlog ‘klaar is voor het nieuwe schooljaar’. Vraagt u hen het volgende te doen:
1. Kan ik inloggen bij Basispoort? 
2. Zie ik mijn nieuwe groepen en al mijn nieuwe leerlingen?
3. Zie ik de icoontjes/namen van alle (methode-)software voor mijn groep? 
4. Kan ik ook inloggen op die software?
Is het antwoord op alle vragen ja, dan is het account van de leerkracht klaar! Is dat niet het geval, laat hem/haar dan contact opnemen met u als beheerder.  

Wat betekent het als een leerkracht de status ‘inactief’ heeft?

Een actieve leerkracht is een leerkracht die de activatielink van Basispoort heeft aangeklikt en dus zichtbaar aanwezig is bij Basispoort. Leerkrachten die nog niet eerder bij Basispoort hebben ingelogd met hun huidige e-mailadres, hebben de status ‘inactief’. Leerkrachten die rechtstreeks vanuit een netwerkomgeving inloggen, hebben bij Basispoort ook de status ‘inactief’. Leerkrachten die na een handmatige of automatische import verwijderd worden, hebben geen toegang meer tot Basispoort.

Hoe koppel ik software aan groepen leerlingen?

Uw school koopt een softwarelicentie bij een bij Basispoort aangesloten uitgeverij. Inloggen is dan geregeld via Basispoort. Maar voordat leerkrachten en/of leerlingen toegang hebben, moeten de software ‘gekoppeld’ worden aan de juiste groepen leerlingen. Bij sommige uitgeverijen gebeurt dit automatisch, wanneer u de licentie bestelt. Bij andere is daarvoor een handmatige actie nodig. Stelt u zich s.v.p. goed op de hoogte van de manier waarop dit geregeld is bij de verschillende uitgeverijen. Het overzicht met softwarelicenties in Basispoort is alleen zichtbaar voor de school. Mist u titels in uw softwareoverzicht bij Basispoort? Neem dan altijd alleen contact op met de betreffende uitgeverij. Basispoort kan niet zien welke software uw school gebruikt!  

Toestemming uitwisseling schooldata

Scholen die voor het eerst gebruik maken van Basispoort, dienen in Basispoort aan te vinken welke uitgeverijen en/of netwerkaanbieders school-, groeps- en leerling-gegevens mogen ontvangen van Basispoort. Scholen die al gebruik maken van Basispoort en willen dat Basispoort geen gegevens meer doorzet naar bepaalde uitgeverijen of netwerkaanbieders, kunnen deze uitgevers of netwerkaanbieders bij Basispoort de-selecteren. In dat geval is het niet meer mogelijk via Basispoort toegang te krijgen tot software van deze ge-de-selecteerde uitgevers.  

Selecteren (meerdere) netwerkaanbieders

Scholen die gebruik maken van de diensten van meerdere netwerkaanbieders tegelijk, kunnen bij Basispoort ook meerdere netwerkaanbieders selecteren.   

Extra rollen onderwijsbegeleiders

Basispoort kent extra rollen voor de IB’er, de RT’er en de stagiaire. Basispoort neemt deze rollen niet over uit de schooladministratie (LAS), omdat niet ieder LAS het zelfde beleid heeft m.b.t. deze rollen. De ICT-coördinator kan deze functionarissen handmatig invoeren in Basispoort. Of deze extra rollen in Basispoort toevoegen aan leerkrachten.   

Wachtwoorden

Wachtwoorden bij Basispoort verlopen niet. Maar het is raadzaam om leerkrachten en onderwijsondersteunende medewerkers aan te sporen het wachtwoord regelmatig te vervangen. Adviseer hen ook om een langer wachtwoord of een wachtwoordzin te gaan gebruiken.

Thuis inloggen voor leerlingen
Als de school dit wil, is het ook voor leerlingen mogelijk om thuis via Basispoort in te loggen op de software die ze op school gebruiken. Mits deze software door de uitgever is aangemerkt als ‘toegestaan voor thuis’. Een instructie hoe u leerlingen ook vanaf thuis kunt laten inloggen vindt u op http://info.basispoort.nl/Thuis-inlog . Daar staat ook een actueel overzicht van softwaretitels die door leerlingen thuis kunnen worden gebruikt.  

Snelkoppelingen

Basispoort werkt met speciale snelkoppelingen die (Basispoort) vestiging afhankelijk zijn. In de correcte snelkoppeling zit altijd het kenmerkINSTELLING_REF’.

Hoe download ik snelkoppelingen?

1. Log in als ICT-coördinator bij Basispoort;
2. Klik op de homepage rechtsboven op ‘Mijn profiel’;



3. Scroll naar beneden naar ‘Snelkoppeling Basispoort’;



4. Klik op ‘Download Basispoort leerkrachtsnelkoppeling’;
5. Installeer deze snelkoppelingen op het bureaublad van de computers van leerkrachten;
6. Klik op ‘Download Basispoort leerlingsnelkoppeling’; 
7. Installeer deze snelkoppelingen op het bureaublad van de computers van leerleerlingen.  
Let op:
Snelkoppelingen (met daarin reeds het kenmerk INSTELLING_REF) naar software die u het afgelopen schooljaar gebruikte, moeten na de zomervakantie ook nog werken. Wilt u controleren of dit zo is, probeert u ze dan uit voor dat de schooldeuren weer open gaan.

Iedere school heeft bij Basispoort een eigen, unieke INSTELLING_REF. Snelkoppelingen zijn dan ook uniek per school. Zelfs binnen een stichting heeft iedere school eigen, unieke snelkoppelingen. Fuseert of splitst uw school, dan dient u nieuwe snelkoppelingen te downloaden nadat de fusie of splitsing bij Basispoort administratief is verwerkt. Zie instructie hierboven.


Flash
Flash maakte het mogelijk video af te spelen in software. Een aantal internetbrowsers  ondersteunt Flash niet meer (buiten de invloed van uitgeverijen of Basispoort  om). Uitgeverijen zijn druk bezig onderdelen met Flash te vervangen. Er is veel software met Flash-onderdelen gemaakt. Het kan nog enige tijd duren voor alles is vervangen. Neem voor vragen m.b.t. Flash in software, alleen contact op met de uitgeverij van deze software.  

Basispoort koppeling met DUO

Vanaf komend schooljaar gebruikt Basispoort de officiële vestigingsgegevens uit de bestanden van DUO. Hierdoor kan de bij Basispoort in het scherm getoonde naam anders worden. Omdat Basispoort de officiële bij DUO bekende naamgeving overneemt. Via de volgende websites zijn de bij DUO bekende officiële gegevens in te zien. 
1. Voor regulier Basisonderwijs: https://onderwijsdata.duo.nl/dataset/03-alle-vestigingen-basisonderwijs-v01/resource/584b8e26-4130-418b-bf2d-f8475f488a82

2. Voor speciaal Basisonderwijs: https://onderwijsdata.duo.nl/dataset/04-alle-vestigingen-speciaal-basisonderwijs-v01/resource/8dea0466-0c57-4b0d-bdfd-2d9d684111a1

Vestigingen die niet in deze lijst voorkomen (zoals toets en inspectielocaties), worden handmatig beheerd binnen Basispoort. Voor een verzoek tot (naams)wijziging graag een mailtje te sturen naar de Basispoort helpdesk. Mochten er in de officiële gegevens bij DUO onjuistheden zitten, dan kunnen die alleen bij DUO aangepast worden. Zie: https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/stichten-en-opheffen/instellingsgegevens-wijzigen.jsp

Heeft uw schoolbestuur een Verwerkersovereenkomst met Basispoort?

Op 25-5-2018 is de nieuwe privacywet van kracht geworden. Met het in werking treden van de zogenaamde AVG zijn er zaken veranderd. Uw school dient op bestuursniveau een volgens deze nieuwe wet opgemaakte Verwerkersovereenkomst af te sluiten. Heeft uw school nog een oude “Bewerkersovereenkomst” en nog geen nieuwe “Verwerkersovereenkomst”? Regel dit dan zo snel mogelijk. Dat kan heel simpel online. De overeenkomst dient getekend te worden door een bij de Kamer van koophandel geregistreerde bestuurder. Een Verwerkersovereenkomst met Basispoort dekt alleen de toegangsdienst van Basispoort. Het schoolbestuur dient volgens de AVG ook aparte Verwerkersovereenkomsten te sluiten met uitgeverijen waarvan de scholen software gebruiken. En ook met aanbieders van door de scholen gebruikte leerling administratiesystemen en schoolnetwerkomgevingen.   

Lees alles over Basispoort en de AVG op: http://info.basispoort.nl/Privacy-AVGGDPR. Lees alles over het regelen van een Verwerkersovereenkomst met Basispoort op: http://info.basispoort.nl/Privacy-AVGGDPR/Verwerkersovereenkomst  

Basispoort en privacy

Basispoort voldoet aan alle wettelijke vereisten en beveiligingsnormen, ook aan de nieuwe AVG. Op http://info.basispoort.nl/Privacy vindt u hierover altijd de actuele status.   

Nummervoorziening, ECK-iD en dataminimalisatie

Basispoort speelt een actieve en leidende rol bij het in gebruik nemen van het ECK-iD in het basisonderwijs. 
Voor meer informatie: https://www.eck-id.nl/eck-id-gebruiken-in-po Basispoort en alle uitgeverijen en netwerkaanbieders die aan Basispoort zijn gekoppeld, zijn klaar voor het gebruik van het ECK-iD als primair identificatie-kenmerk voor leerlingen en leerkrachten. Om het ECK-iD te kunnen gebruiken, moet uw school zijn aangesloten bij de Nummervoorziening. Lees hier hoe uw school kan aansluiten bij de Nummervoorziening: https://www.kennisnet.nl/nummervoorziening/aanmelden-schoolbesturen/ 

Hoe meer scholen het ECK-iD gebruiken, des te sneller kunnen de Basispoort en de partners verdere dataminimalisatie toepassen.  

Bij wie kan ik terecht met welke vragen?

Basispoort regelt alleen toegang tot uitgeverssoftware. Voor vragen over het gebruik van uw leerling administratie systeem (LAS) of het gebruik van uw schoolnetwerkomgeving, neemt u contact op met de leverancier daarvan.   Voor vragen over de software, neemt u altijd contact op met de betreffende uitgeverij. Ook als u bij Basispoort niet alle software ziet, terwijl de school wel een licentie heeft. Medewerkers van Basispoort kunnen u niet helpen met het bestellen en koppelen van software aan leerkrachten of groepen leerlingen.   Alleen voor vragen over toegang en voor informatie over de Stichting Basispoort, raadpleegt u de helpdocumenten op http://info.basispoort.nl/Help of neemt u contact op met onze centrale helpdesk, op weekdagen bereikbaar van 8:00 – 12:30 uur via 073-6287557 of  per e-mail via info@basispoort.nl 

Hoe weet ik of er een storing is bij Basispoort?

Eventuele storingen worden door Basispoort altijd gemeld via een mededeling op de inlogpagina. Op http://info.basispoort.nl/help vindt u alle actuele helpdocumenten.

Nog geen Verwerkersovereenkomst met Basispoort?

Volgens de AVG die in 2018 van kracht is geworden, is het schoolbestuur verplicht een (nieuwe) Verwerkersovereenkomst te sluiten met alle rechtspersonen die persoonsgegevens van leerlingen en/of medewerkers  opslaan en/of doorgeven in de keten. Heeft uw schoolbestuur nog een oude Bewerkersovereenkomst van voor maart 2018 of nog helemaal geen Verwerkersovereenkomst? Regel dat dan nu via http://info.basispoort.nl/Privacy-AVGGDPR/Verwerkersovereenkomst

Laatste Nieuws

Verbeteringen start schooljaar 2019-2020 Lees meer »
Toegang Nieuwsbegrip voor IB’ers en RT’ers Lees meer »
Meer tijd door Momento! Om het gratis Momento dashboard te kunnen gebruiken, moet de ICT-coördinator van uw school ... Lees meer »
Platformen Schoolsupport achter Basispoort Lees meer »
Thuis inloggen. Informatie voor ouders. Lees meer »